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こんにちは、サチュアルコです。今日は丁寧に書いても冷たく見えるメッセージの共通点というテーマで話していきます。
文字だけで送る時って、なんかね、冷たく見えないかなぁとかって何回も読み直しちゃうこととかないですか?
私はよくあるんですけれども、で、そうやって冷たくしたくないから、敬語をちゃんとして、失礼がないようにして、文章をうっと整えるんですよね。
でも不思議なんですけど、めちゃくちゃ丁寧なのに冷たく感じる文章ってあるんですよ。
逆に、結構短いのに、この人はちゃんと自分に送ってくれてるなーって感じる文章もあって、あの違いってなんなんやろうなーっていう話なんですけど。
フリーアナウンサーをしていた頃、その私、ラジオ番組を担当していて、レコード会社の方とかからね、毎日のように営業メールをいただいてたんですよね。
で、そこで面白かったのが、すっごく丁寧なのに、後で誰から来たのかを全然思い出せないメールっていうのもあったし、何年経っても名前まで覚えてる人のメールもあって。
で、こっちが例えば何か、番組で紹介するものっていうのを探してる時にも、自然と、あの方に聞いてみようかなとかって名前が浮かぶ人もいたりして、日頃のやり取りでね、もうその人の存在が頭に残ってるから、バーってふとした瞬間に出てくるんですよね。
だからそういう営業さんは名前も覚えていたし、その人がその場にいなくてもラジオの現場で名前が出てくることも多かったです。
で、定型文のメールって、悪い印象だけがあるわけじゃなくて、むしろ失礼もないし、読みやすい文章ですよね。
ただ、受け取る側としては毎日営業メールってたくさん届くので、後から思い出そうとすると、他のメールと混ざっちゃうんですよ。
えっと、これはどの方だったっけ?ってなっちゃって、その悪い印象が残るわけでもなく、ただただその他のメールと一緒になって流れていく感じで、これは送る側からしたら結構恐ろしい話だと思うんですよ。
失礼がないように一生懸命書いて送ってるのに、相手の記憶にはもう名前すら残ってないかもしれない。
特に営業で一番怖いのは、何にも引っかからずに存在ごとスルーされることだと思うんですけど、失礼なことは何にも書いてない。
でも、この文章って宛先がこの人じゃなくても成立するよなって、自分じゃなくても成立する文章だなってなんとなくわかるやつってあるんですけど、そこにちょっと距離を感じるんだと思うんですよ。
本当その定型文が悪いわけじゃないんですよね。たくさん連絡する時にはそういったのが必要だと思いますし、私が名前を覚えていた方々もベースは普通の定型文だったんですよ。
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違ったのは、そこにこの人にしか書けない一言があったかっていうことで、その一言が何を伝えてたかっていうと、この人は本当に普段から自分のことを見てくれてるんだなっていう感覚が残る文章だったんです。
これは、とりあえず相手のSNS見て、一言褒めればいいんすねっていう話でもなくて、投稿拝見しました。素敵ですね。だけだったら、それ誰にでも送れるじゃないですか。
それよりも、この前ああいった話されてましたけど、あそこ自分もすごく共感しましたみたいに、本当に自分がその人を日頃から見ていて何か感じたところがあるか、それが一つあるイメージ。それだけで全然違うんですよね。
こういうのって、送る直前に頑張って書こうとしても書けないんですよ。直前に頑張っても無理で。私も何か一言足そうとしてね、あれ何にも出てこないってなった時が普通にあります。
そういう時は、まだその人について自分の中に材料がないんですよね。だったら、無理やりなんか褒め言葉とか送る言葉ひねり出すよりも、一回だけその人が最近何を仕事でやってるのか、何を大事にしているのかっていうのを見てみて、そこから本当に自分が気になったものを一つ拾うのも実践できることかなと思ってます。
当たり前なんですけど、知らない人のことって書けないんですよね。だから文面って、その人が普段どれだけ相手を見ることができてるのかっていうのがそのままでちゃうんだなーって思ってて
これは私が送る側になってからも同じやなって思うことがあったんですけど、営業のメールを送る時って、自分の実績とか自分にできることとかは大抵書くじゃないですか。こういったことができますーとかね。
でもそれより、なんで他の人ではなくあなたに送っているのか、この人に送っているのかっていうのをちゃんと書いた時の方が受け取っていただけるんだなーっていう感覚が自分としてもあったんですよ。
この人のどこを見てなんでこの人なのか、なんでこの人にお願いしたいのか。そこが書いてあると、相手からすると自分に送ってくれてるっていうのがわかるので
まず、なぜ自分に送ってきたのかっていうのがわかると、その後の実績とかも読んでみようって思いやすいんやなーって思います。
なので、今は結構相手によって長さとかも変えるようにしてて、結局自分がどう書きたいかよりも、この人ならどう受け取りやすいかな、みたいなのを考えるようになったんですよね。
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文字だけだと冷たく見えるよねとかってよく言うじゃないですか。
でも、私が受け取ってきたメールっていうのを振り返ってみると、その冷たさとかっていうのは文字だけ、テキストだけだから生まれてるわけじゃなくって、
これは自分にじゃなくても送れるよねって、隣の人にも送れるよねみたいな感じの時に生まれるなーって思います。
だから、メールとか送る前に1回だけ、この文章は宛先を別の人に書いてもそのまま送れるのかっていうのを考えてみて、
もし送れそうだったら1行だけ足すっていう工夫をすること。
最近の発信でも前に話したことでも、以前お会いしたことでも、その人の仕事で自分が本当にいいと思ったことでもいいのね。
この人だから書いたっていうのが一つでも入ってるかどうかですよね。
全部をオリジナルで書き直す必要はないし、定型文でも問題ないと思います。
逆に一言が何も出てこないなら無理やり褒め言葉を作らずに、1回だけ相手のことを見てみること。
それだけでも文章は結構変わると思います。
実際、今でも覚えてるのが、番組を聞いてくださってた営業さんたちからのメール、そのフリーアナウンサー時代のラジオDJの時の営業さんたちのメールなんですけど、
ベースは普通の定型文なんですけど、どんな一言があったかっていうと、番組の中盤で言ってた、あれ子さんのコメントヤバかったっすみたいな一言が入ってたりして、
そう、番組の中盤の感想だったりしたんですよね。
私当時6時間の生放送とかやってたんで、その中盤の感想を送ってくださってたんですよ。
最初の何分か聞いただけとかだと書けないし、番組のページを見ただけでも書けないもので、ちゃんと聞いてくれてないと出てこないような一言なんですよね。
それが本当にパーソナリティ側としては嬉しくて、しかもそれってね、他の誰に送っても意味が通じないものだから、本当に自分に送ってくれてるメールなんだなっていうのが分かって、すごく心に残ったんだと思います。
だから、今回ちょっと営業のメールに特化して話はしてきてるんですけど、例えば職場でちょっとしたお願いをする時のチャットとかだったり、
しばらく会ってない友達に送るLINEとかでも、インスタでフォローしてる人に送るDMとかでも、
宛先変えてもそのまま送れるのかなって考えてみると、意外とね、送れちゃう文章になってることあると思うんですよね。
お疲れ様です。○○の件でご相談なんですけれどもとか、元気今度ご飯行こうとか、別にこれだけでももちろんいいんですけど、
できるだけ相手に自分の印象を残したい時だとか、自分の名前を覚えてほしい時とか、特に営業ですよね、自分の商品とかサービスの興味を持ってもらうための信頼関係づくりとか、
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最初は特に相手のことをしっかり見て、何を感じ取って、なぜこの人にお願いしたいのか、この人にアプローチというか、この人に自分のことを知ってもらいたいのかっていうのをちゃんと理由を添えて送ること。
それだけで受け取った側の感じ方は結構変わる気がしています。今回の内容がちょっとでも何か参考になれば嬉しいなと思っております。
今回はもう一つ、その敬語は逆効果かもしれません。意外に知られていない敬語の裏側というテーマで、私がフリーアナウンサー時代に学ばせていただいた回について話しているものをチャプターに貼ってます。
もしよかったらこちらも合わせて聞いてみてください。ちょっと肌寒くなってきたので風邪ひかないように!