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Hello, this is Rikki speaking.
マックユーザー歴13年のリッキーが、マックとライフハックで生産性を3倍にするテーマに、
ライフハック関連情報、Apple 製品情報、そしてたまに英語対語学習情報について、
Apple Podcast、Spotify、Note、Recなど、12のプラットフォームに同時配信中。
リッキーの7分ライフハックラジオ、今日も始めていきたいと思います。
2020年8月29日、朝の5時41分の東京から収録してお送りしております。
このリッキーの7分ライフハックラジオですけども、7分というのがもう壊れてきておりますので、
そろそろ7分取り外して、リッキーのライフハックラジオというふうにしていきたいなと思っております。
今日ですね、お送りするのは、ウェブ回帰をオンタイムで始めるコツということで、
お送りしていきたいなと思いますが、ちょっとこのラジオをですね、構成しているときに、
一つ紹介したいのは、ホリエモンチャンネルですね、ホリエモンチャンネル8月27日の投稿で、
Zoomは時代遅れ、非同期のコミュニケーションの進めと、決算から見るが、ファの暗黙、
という、ニュースピックのコラボ企画のYouTube、ホリエマンが投稿されていまして、
結構面白い内容でした。
Zoomとかウェブ会議ってやっぱり時代遅れっていうのは、私は前、なんとなくこう、感じていてですね、
全部テキストのコミュニケーションで大丈夫なんですけれども、
テキストだと不安だっていう人たちがいて、
その人たちのために、今ZoomとかWebExとかFaceTimeを使って、いろいろとやりとりをしているんですけれども、
テキストのやりとりで十分、本当にそこで完結しちゃうんですけれども、
ホリさんおっしゃっていたのは、リテラシーの低い人たちのためにZoomでやっているっていう、
そういう感じのコメントをされていて、本当に最もだなというのを感じました。
Zoomなんて本当はいらなくて、スラックとかディスコードとかチャットだけでも全部完結、
本当はしちゃうんですけどね、本当はしちゃうんですけど、
それでは駄目な人のために何かやっているっていうのがちょっと嫌だなと思います。
リッキーブログの方でも、Zoomはもう古いっていうタイトルで、
ちょっとブログ記事を一つアップしたことがあるんですけども、
まあまあ読まれている記事なんですが、
もうZoomじゃなくてディスコードとかで全部やっちゃうよっていう、
そういう趣旨のブログになります。
リンク貼っておきますので、ぜひちょっと興味ある方は見ていただければなと思います。
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そんな中、やっぱりウェブ会議どうしてもしなきゃいけないよねっていう、
そういう主催者の人のために、ウェブ会議を本当にオンタイムで終わらせていくという、
そこに焦点を当ててですね、今日は放送していきたいなと思います。
ウェブ会議いろいろありますね、オンタイムでやるとか、
あとアジェンダをしっかりやって長くしない工夫とか、
また結果を出すウェブ会議とかいろいろアプローチあると思うんですけど、
今日はまずはウェブ会議オンタイムで、まずはそこで終わらせるっていうことを主眼にですね、
考えていきたいなと思います。
初めの頃ですね、結構ZoomとかWebExとか、
あとはLINEとかはなかったですけども、WebEx使っている時代が長かったんですが、
そこで入り方がわからないとか音声がつながらないとか、
いろいろ文句を言われながらウェブ会議をさせてもらっていました。
この一つ、いくつか工夫があるんですけども、
7個の工夫がある中で、まず一つ目がその1ですね、
事前の接続テスト機会を設けるということが大切です。
これもね、ちょっと正直めんどくさいんですけども、
ただもう申し訳ないんですけど、ITディテラシーの低い方も多いので、
やっぱりちゃんと合意形成するウェブ会議をするのであれば、
事前のテストは必須かなと思います。
その時にですね、注意しなければいけないポイントは、
まずその参加者の人がパケししないようにしてあげるという、
注意喚起ですね。また注意喚起するということと、
家にWi-Fiがない人とかも、まれに、今は若い人は全然大丈夫ですけど、
まれにいるので、ちょっと年代が高い人とか、
またいる時はですね、少しケアしてあげる必要があるのかなと思います。
あとですね、音声チェックが超重要ですね。
音声入れなかったら何も意味がないので、
音声だけは必ず入れるように聞こえますか、
何か喋ってみてくださいということをですね、
考えていくというのは絶対必要ですね。
よくパソコンの音声設定を触ったことがない人がほとんどなので、
パソコンの音声設定ですね、そこをいじってやってくださいということを、
よくよくリマインドしていく必要があるかなと思います。
Macなんかでも、例えばHDMI-Kでディスプレイから出すとか、
テレビから出すとか、いろいろと創出の仕方は違うので、
それをちょっと教えてあげるという必要があります。
あと、万が一繋がらないときのためのコミュニケーション方法として、
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LINEとか電話とかフェースタイムとかですかね、
本当に最悪の場合、繋がらない場合は音声を流して、
iPhoneでLINEで繋いで、パソコンの近くにスマートフォンを寄せて、
そして双方向で通話する。
そんなことが必要になってくる場合も稀にあるので、
そこはちょっとケアしてあげる必要があるかなと思います。
最悪の場合ですね、こういうことはあまり少ないんですけれども、
本当にたまにあるので、やっぱり連絡先はちょっと押さえておく必要があるかなと思います。
2つ目ですね、テストをするタイミングはやっぱり数日前ぐらいがいいかなと思います。
3日前とか1週間前とかそのぐらいでいいと思います。
3つ目、Web会議開始の30分前にURLとパスワードを送る。
これは結構大事ですね。
ほとんどの人が90%ぐらいの人がZoomのURL、WebExのURLとログインのパスワードを送っても、
どっかに情報をストックしてないです。
だいたいしてないので、Web会議始まる前に何でしたっけみたいな感じでメールが来るんですね。
そうならないためにですね、開始の30分前に優しく丁寧に、
今日の会議あと30分で始まります、URLはこれです、パスワードはこれですとですね、
これ送ってあげると親切だなと思います。
自分が参加者の立場でしたらお勧めのやり方は、
Googleカレンダーのところに例えば何々のWeb会議って書いて、
そしてメモ欄のところにURLとパスを入れておくと入りやすいと思います。
3つ目、パスワードは別メールで送る。
これも基本的なことですね。
ZoomとかWebExとかの会議のパスワードを別メールで送る方がセキュリティ的に安全です。
たまに宛先間違えて送ってしまうときがありますね。
あの加藤さんじゃない人にZoomのURLとパスを送ってしまった、
あの佐藤さん、違う佐藤さんに送っちゃったとか、
そういうことがあるので、ちょっとそれは別にパスワードを分けた方がいいかなと思います。
最悪、Gメールの場合はですね、
メールを送ったとしても最大30秒までメールの送信を取り消すことができますので、
そこもですね、最悪の場合はその30秒以内でしたら取り消すことができますが、
30秒過ぎてしまうと、あ、送っちゃったってことになるので、
さっきのメールは忘れてくださいみたいなことの施策としてくださいっていうことを言わなきゃいけなくなってしまうので、
そういうこと無駄なので気をつけていただければと思います。
Gメールの機能に関しては別のブログの記事でも開設しておりますので、
ぜひご覧いただければと思います。
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あと同じURLとパスの流用は控えた方がいいかなと思います。
毎回毎回同じURLとパスでウェブ会議を設定するということもできなくはないんですけども、
結構今いろいろとログイン情報、サーバーの犯罪者が、
全部のパスワードを追うということがあります。狙っているということがありますし、
50万件以上が流出しているとか、そういうネットの記事も見かけますので、
ちょっとここは気をつけた方がいいのかなと思います。
先ほど30分前にURLとパスワードを送るというふうにありましたけれども、
Gメールですと予約送信というのがあります。
予約送信の機能を使ってウェブ会議開始の30分前に送るということも、
できるということを補足してお伝えさせていただきたいと思います。
あとログインできない場合、先ほど最悪LINEとかで対応するということがありましたが、
チャットとかで対応してあげることが大事かなと思います。
特に画像でやり取りできるチャットですね。
ハングアウトも画像できるか、大丈夫ですね。
あとは色々とここの設定がこうするといいんじゃないですかと、
画像でやり取りできるようにしておくと、
入れない方にビジュアルで入り方をお伝えすることができるので、
それでいいんじゃないかなと思います。
本当に親切な場合は、Zoomの入り方をマニュアル化して作っておいて、
それを配布してあげるとか、
あとZoomの入り方の参考になるようなWebの記事をリンクで送ってあげるとか、
そういうことも時には必要なんじゃないかなと思います。
ちょっとすごく会議主催者の方には面倒なんですけれども、
これらのことをフォローしてあげれば、
ほとんどがオンタイムでWeb会議をすることが可能です。
最悪なのは、あの人まだ入ってこないみたいな感じで、
入れないみたいで10分、20分時間が経過してしまうのは、
非常に時間のロス、生産性のロスになっていきますので、
そこはやっぱり人の時間を奪うというのは、
絶対にしちゃいけないことだなと思っております。
特にやっぱり、本当に初めてZoom会議やりますとか、
初めて新しいデバイスでやりますという場合は、
そういうテストは必要かなと思います。
もうずいぶんほとんどの人が慣れていますので、
大丈夫だと思うんですけれども、
私がWebExで会議をやるときは結構入れないというクレームがあって、
いろいろと大変でした。
特に音の問題ですね。音が切れちゃうとか、
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聞こえないとか、そういうのがありました。
ですので、ちょっとそこは気をつけて取り組んでいくと、
オンタイムで必ず始められますし、
皆さんの時間の浪費もなくて、
Zoomで始まってサクッと1時間で終わるとか、
いうふうにできていますので、
ぜひやってみていただければなと思います。
今後、この力技ラジオのほうでは、
Web会議をどうやって効率よく進めていけばいいか、
どうやって時間通りに長くしないで終わらせていくべきかということも、
また別の機会に放送していきたいと思いますので、
よろしくお願いいたします。
ここで一息ブレイクを入れさせていただきたいと思います。
ここから雑談的に放送していきたいと思います。
よろしくお願いいたします。
Web会議システムは本当に早く、
もうこれを使わないで過ごせないかなといつも思っております。
ここだけの話なんですけど、
Web会議は疲れますね。
画面ずっと見てたりとか。
でも最近イエティのマイクを買ってやってるんで、
自分の声が結構クリアに聞こえますから、
楽しいという部分はあったりします。
Web会議システム、最初は確かSkypeだったかな。
Skype始まってWindows Messengerとか、
FaceTime、LINE、CiscoのWebEx、今はZoom。
このSkypeの時は本当先進的でした。
2006年ぐらいからSkype使ってましたけれども、
Skypeチャンネルでいろんなチャンネルがあって、
漫画好きの人とかマニアックな人たちがずっとしゃべってるSkypeチャンネルとかがあって、
なんだここはと思ったことがありますし、
あとWindows Messengerはタイの友達とずっとメッセージチャットしたりとか、
たまに会議したりとかしてましたけれども、
これも便利でしたね。
今はもう全然やってないですね、きっとね。
あとはFaceTimeも最近画質が良くなりましたし、
このFaceTimeグループで会合とかミーティングする場合は、
あらかじめiMessageのグループを作っておいて、
そしてiMessageのグループのところからWeb会議をする、
FaceTimeで会議をするっていう風にすると、
5,6人でも7,8人でも会議ができるようになっていきます。
結構クリアなので音が、FaceTimeは結構使ってます。
シカゴの関係で、シカゴの人たちとちょっと打ち合わせをするときは結構FaceTimeを重宝して使ってました。
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LINEの会議もありますね。
ただちょっと音声が途切れてしまうことがあったりとかノイズが乗ったりするので、
LINEの会議はあんまり私はお勧めしません。
LINEの会議はセキュリティ的にも大丈夫かなっていうところがあるので言ってません。
CiscoのWebExは2013年ぐらいからずっと使ってました。
ただ入りづらいっていうのがあったりして、
そういうところからもうちょっと使うのやめようかって話になったんですけど、
でもWebExも悪くないなと思ってます。
iPhoneアプリもありますし、ディスクトップアプリもあるし、
Zoomとほとんど互角というか、
でもZoomのほうが張りやすいっていうのがあってマジョリティになっちゃいましたけど、
WebExも個人的には好きです。
一番便利なWebEx会議システムは何ですかね。
やっぱりZoomなんですかね。ユーザーさん多いですし。
Zoomだと個人的にも思います。
これから注目しているコミュニケーションツールはですね、やっぱLarkですね。
このLark、今アカウントを作っていろいろやってみているんですけど、
まだビデオ会議まではやっていません。
Larkっていうサービスがあるんですけども、
このチャットツールがあり、Web会議ツールがあり、
そしてドライブまでついているんですよね。
200ギガのドライブまでついていて、
クラウドストレージですね。
クラウドストレージあと500ギガのメールがあって、
無制限のアプリが入れられて、
複数のチーム管理ができてっていう、
それが全部無料で使えちゃう。
このビデオ通話が無制限、しかも最大100名参加できるっていう、
ワオって感じですね。
これiPhoneアプリもあったりして、
これから流行るんじゃないかなと思っています。
このドライブ機能がついているっていうのが、
チーム管理の中で一番便利だなと思います。
ちょっとした写真とか動画とか資料とか、
これを割り振りできますし、
あとはカレンダーの同期して、
いろいろミーティングの調整とかもかなりできるみたいなので、
これからLarkをかなり使ってみて、
その使ってみてよかったところをまた、
皆さんにレビューでお送りしていきたいなと思います。
テレワーク、全部All-in-Oneで入っているので、
これテレワークの基本型になっちゃうんじゃないかなと。
日本語対応、ウェブページなんかも日本語対応していますので、
いいですね。
これ絶対流行るんじゃないかなと。
流行ると思っています。
登録は無料です。
このリンクも貼らせていただきます。
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あとは最近ですと、
Zoomのアップデートがありました。
Zoomのアップデートがありました。
Zoomのアップデートで、
画面共有からその他というところを選びまして、
その他の中ではスライドショーを入れるというのがあるんですけども、
そのスライドで投影しているときに、
ワイプで自分の顔を入れられるようになりました。
ちょっとお天気、お兄さんお姉さんみたいな感じなんですけども、
お天気予報ですね。
画面を出しながら自分の顔がちょっと小さく、
ちょっと右下の方に出るという、
そんな演出が、演出というかそういう効果ができるようになりました。
ワイプ機能が入りましたので、
結構こういうのを使って、
リアルに顔、表情を使いながらプレゼンテーションをするということが
Zoomでできるようになりましたので、
わざわざOBSを立ち上げる必要も今はないのかなというふうに思っています。
Zoomのアップデートちょこちょこやっているので、
これZoomユーザーの方はぜひチェックしたほうがいいかなと思います。
zoom.usを立ち上げて、
そしてzoom.usのアップデートの確認というのがあるんですね。
アップデートの確認。
アップデートの確認をすると、
今最新バージョンですよとかアップデートがありますよとか、
今最新バージョンは5.2.1ですね。
最新バージョンにすると、
ワイプ機能が使えるスライドショーが表示されるようになっていきます。
これもなかなかいいんですよね。
だからぜひ、この前ちょっと会議で使ってみたんですけども、
結構驚かれちゃって、
そっかそっかみんな意外と知らないんだなっていう。
こういうのを皆さんもっと使ったらいいなと思いますので、
ちょっとこのPodcastでも紹介させていただきました。
ブログのほうにも1回書いたことがあるので、
ぜひ日記ブログをご覧いただければなと思います。
こんな感じでちょっと今日は長めに始めてやってみました。
おさらいさせていただくと、
Web会議をオンタイムで始めるコツということで、
パケししないようにケアをしてあげるとか、
テストを事前に接続テストをするとか、
Web会議開始前に30分前にURLとパスワードを送ると、
メールで送るんだったらGmailの予約送信が便利ですよと、
入れない人のためにチャットなどでフォローしましょう
という話をさせていただきました。
後半はちょっと雑談ですね。
Web会議これからどんなのが流行ってくるのかということを
紹介させていただきました。
今後もこういったWeb会議ツールとか、
また便利なIT情報をお送りしていきたいと思いますので、
よろしくお願いいたします。
今日のラジオはいかがでしたでしょうか。
少しでも役に立ったなと思う方は、
Podcastの購読をよろしくお願いいたします。
リッキーブログ、Twitterも毎日更新しております。
21:00
リッキーさん、ちょっとこういうサービス気になるんですけど、
何かいいサービスありませんかとか、
質問などありましたら、
Twitterまでご連絡くださいませ。
Thank you very much for tuning in.
Ricky's Radio on Podcast.
This Ricky's Radio is brought to you by
ブロガーのリッキーがお送りいたしました。
Have a wonderful and fruitful day.
Bye.
