はじめに
こんにちは、つねぞうです。
デザイン・リビューFM第133回目。
このデザイン・リビューFMは、世の中の様々なもの、主に工業製品について、
私の主観で勝手にデザイン・リビューをしていこうという番組です。
今日はですね、Googleフォームの方にお便りをいただきましたので、そちらに回答していく回とします。
リスナーネームまろさんからいただきました。ありがとうございます。
リスナーからの質問：個人の知識データベース
つねぞうさん、こんにちは。128回目の設計資料の回を聞きました。
装置情報に各担当者の資料が紐づいていくというお話、非常にイメージが分けやすく勉強になりました。
ちなみに現在、私はノーションを使って個人の設計知見、こういう時はこう設計するといった改善策やノウハウを集約しようと試行錯誤しています。
そこで質問なのですが、つねぞうさんはこうした個人の知識を集約するデータベースをどのように構築し運用されていますか?
運用を続けることや情報の残し方で意識していることがあればぜひ伺いたいです。
ということでありがとうございます。
パーソナリティの現状と会社の仕組み
この128回目の設計資料の回というのは、
あるユニット、ある装置を設計するときに、もう一つのパワーポイントにすべて貼り付けてしまっていますよと。
そういうお話をした回かなと思いますね。
質問されている個人の知識を集約するデータベース、どのように構築し運用されているかということなんですけれども、
今日お話しするところはあまり参考にならないかもしれません。
というのも、個人的には何もやっていないんですよね。
こういう形式値の集約、個人的な知識の集約データベースというのはやっていなくて、
会社の中に仕組みがありまして、それに頼りっきりという状況です。
開発本部、設計本部の中に設計を取りまとめるといったらですけど、
設計標準化チームの具体的な活動内容
設計の標準をまとめるような専用のチームがありまして、
そこのチームのほうで、こういった個人知識というものを集約して、
それをデータベース化するような活動を行っています。
なので、そこに対して何か情報を出すというぐらいしか個人ではやっていなくて、
そこの部門、そこのチームがやってくれているという状況なんですね。
そこの設計を取りまとめるチーム、何をやっているかというと、
まずは共用部品ですね。
皆さん、こういう部品を選定するときは、これを使ってくださいねという情報をまとめている。
これ一つの仕事です。
例えばセンサーだったり、流量センサーとかね。
個人の知識の集約と共有システム
流量センサーとか圧力センサー、あとはソレノイドとかという、
一つの機械の中でいくつも使うような部品。
いろんな機械で必ず使うであろう部品は、
基本的にはこれを使ってくださいねという標準部品というものを定めるとか、
あとは工作機械ですので、ボールネジだったり、
直動ガイドというところの肝となる要素のところの寿命計算とか、
運用継続のコツと情報共有の意識
選定はこういうふうに選定しましょうだったり、
ボールネジであれば、軸受けの部分はこういう設計にしましょうとか、
そういう取りまとめをしたり。
あとはポンプとかオイルコンとか、
そういう比較的大きな部品に関しても基本的にこういうものを使いましょうとか、
そういう強要部品の取りまとめをするのが一つ。
あとは規格ですね。
規格的なところ、CEとか台湾のTSマークとか韓国のKCSとか、
そういう各国の対応。
あとは最近であれば冷媒ですね。
オイルコンだったりで使われている冷媒規制というのが
カナダとかアメリカとかヨーロッパであるんですけども、
そういった冷媒規制に対する対応の仕方とか、
社内サーバーの全検索システムとAI活用
そういう規制などに対する対応をこうしましょうというのをまとめたりとか。
最後に今回質問にあった個人の知識ですね。
個人の知識、カコトラ的なものをまとめてみんなに配布する。
そういった仕事をしています。
もうちょっと具体的に最後の個人の知識のお話をすると、
カコトラ的な感じで各機種のチームの中で起きたトラブルというのがいくつかあるんですね。
設計していくといくつかトラブルが起きて、
こういうトラブルが発生した時にこういう対応、こういう改善をして解決しましたと。
もしくはこういう新しい特殊仕様を受けたのでこういう設計をしましたよ。
こういった新しいユニットを作りましたとか、
こういう新しい機構の購買品を採用しましたとか、
いろんな設計に関する情報を各チームから吸い上げて、
検索性の向上と情報共有の重要性
それを設計標準のチームの中でチームの方である程度形を定裁を整えて、
開発設計部門の全体に配信するという形で、
設計標準化チームがまとめた資料というのはみんなに配布されるんですけども、
弊社マイクロソフトのシステムが入ってますので、
マイクロソフトのシェアポイント上でそれを検索できるようなホームページがあって、
その中に今まで過去配信された設計共有資料というものを検索できるようなシステムがあります。
リスナーへの問いかけと今後の展望
なので、こういう設計するときどうしたらいいんだっけとか、
何か気をつけることがあるかなと思ったら、
そのシェアポイント上のページに行ってキーワードを打ち込んでみたりというところで検索してみると、
こういう部品を使いましょうとか、ここ気をつけましょうとかというのは検索もできるし、
ある程度ユニットごとに資料も分かれているので、
スプラッシュガードとかクーラント関係とか、
エンディング
そういったところから何か参考になる資料があるかなって探したりしてます。
各機種の担当チームが年に一つ二つ出しなさいよというノルマがあって、
私もそれに対して資料を作って出したりするんですけども、
設計標準にするベースとなる資料を作る、たまに作るというのが唯一やっていることかなと思いますね。
そういった感じで運用しているんですけども、運用を続けるコツっていうのは何でしょうね、
もう今強制的に、半分強制的に出しなさいよとなっていて、
それが開発本部の目標にもなっているので、
必ず毎年何件出せよというのが目標になっているので、
そこでもう強制的に運用を続けるしかないというところと、
そういうことをやる専属のチームがいるというのが多分コツですね。
これが専用のチームがなくて、
個人の業務の片手間でやらなきゃいけないという状況であれば、
みんな資料も作れないし、続かないと思うんですけども、
そういう専属のチームがいて、ある程度強制的にやるような仕組みになっているので、
続いているというところがあるかなと思います。
また情報の残し方で意識していることというところなんですけども、
そういった資料を作成するときに気をつけていることは、
やっぱり前提を書くということですかね。
同じチームの中であれば、ある程度その前提を省いても伝わると思うんですけど、
他のチーム、他の機械を担当しているチームの人たちにも配信されるので、
ある程度その前提知識がないと理解しにくいところがあるというところは、
気をつけて作っていますかね。
初見の人でもわかるようにというところを意識しているところでしょうか。
というところで、ちょっと今回質問いただいたことに対して、
あまりまとめた回答になっていないと思うんですけども、
個人の知識を集約するデータベースというのは、
私の会社の中では専属のチームがいて、そこがまとめているというところですね。
もう一つと言えることがあるとすると、
個人の知識を集約するデータベースというもので言えば、
これ前も何回かお話ししたことがあるんですけども、
会社の中でその開発部が持っているサーバーの中、
そのいろんな設計資料とかが保存されているサーバーの中を
全検索できるシステムがあって、
その設計資料も当然ですけども、
いろんなやり取りしたメールとかというものが入っていれば、
それを検索することができるんですね。
なので、そういった煩雑な情報からあるキーワードを入力すれば、
その引っかかるメールとか、設計資料のPowerPoとかExcelとか、
あとはPDFとか、そういったものを引っ掛けることができて、
そこで情報を探すということもできるし、
最近そのシステムに流行りのチャットですね。
チャットGPTとかジミニとかクロードとか、
そんな感じのチャットのシステムが導入されたので、
あそこでチャットで質問すると、
その社内サーバーの中の情報をラグとして検索してくれて、
本当にそのチャットGPTみたいな感じで回答してくれるんですよ。
その回答の元となっている資料はこれですよという感じで示してくれるというところで、
かなり情報は探しやすくなっています。
これもすぐすぐ真似してくださいと言って真似できるものではないとは思うんですけども、
そういったシステムも社内にあるので、
個人的な知識というものはまとまってなくても、
メールとか本当に簡単に作った設計資料という形でも、
サーバーの中にさえ入っていれば他の人が探せるという状況になっています。
その128回目で話した設計資料の話だと、やっぱり検索性が悪いですよね。
あるユニットを検索したときの資料としてまとめた情報というのは、
なかなか他の人が探しに行きにくいというか、
わざわざある機種のあるユニットの中に入っている設計資料を探しに行かないと、
なかなか他の人の目に止まらないので、
同じユニットをこれから設計しようという人たちの参考になるかもしれないけど、
その他の機種、他のユニットをやるときに参考になる情報があったとしても、
そこは探しに行けないので、
そういう設計標準という形のチームが資料をまとめたり、
そういう検索できるシステムを構築したりというところで、
なんとかそういったものは日の目を見るというか、
他の人でも探せる状態になっているというところですね。
ということで、マロさんの質問に答えてみました。
マロさんはノーションを使って、
その個人の設計知見というものを省略しようと今やっているそうですね。
私はあまりノーションを、アカウントは作ってみたんですけど、
うまくまだ使えてなくて、
ノーションで設計資料をまとめるのはどういう形になるかというのはイメージがつかないんですけども、
そこら辺をもし教えていただければありがたいですね。
あと個人の知識を省略しようと思ったときに、
個人でしか見れないデータベース、
自分でしか見れないような状態だってやっぱりちょっともったいないなという気はしていて、
当然その会社社内の中で共有できるのが一番いい形かなと思います。
ノーションにしても、
会社の中に開かれている状態で公開できればいいのかなと思いますね。
今日はいただいたお便りに回答してみました。
こんな感じでこのポッドキャストへの質問は概要欄のGoogleフォームからお待ちしております。
またXでハッシュタグデザインFMをつけてポストしていただけると探しに行けます。
そしてこのポッドキャストがいいなと思ったら、
各ポッドキャストアプリでのフォロー、そして高評価5つ付けていただけると、
今後の励みになりますのでぜひぜひお願いいたします。
ではお疲れ様でした。
ご安全に。