00:07
おはようございます。3歳1歳、子育てしながら、時短勤務で働いているベルです。
8月31日、月曜日の放送になっているかと思います。皆様、いかがお過ごしでしょうか?
これを撮っているのはですね、前の週の金曜日、8月28日に収録を撮っております。
いやいやいやいや、ようやく週末というところなんですが、これをお聞きのあなたはきっと月曜日にこの放送を聞いてくださっているかと思います。ありがとうございます。
あのー、そうですね、今日また月末が、月末月初がやってきましたということで、私はね、今から1週間、2週間ぐらいちょっと仕事がお忙しなゾーンに入っていくんですが、
先月の反省を踏まえながら取り組んでいきたいなと思っているところでございます。ということで、今週も元気よくやっていきましょう。
今日お話ししたいお話はですね、ちょっと簡単に。前回、仕事の棚下ろしやってますか?っていう放送を撮らせていただいたんですよね。
それで、私もちょっと実際に昨日ですね、仕事の中で自分がどんな業務を持っているかっていうのを時系列ごとに整理してみたんですよね。
で、それをいつまでにやらないといけないのかっていう期限までしっかり、だいたい目安で書いたものをAIに投げまして、整理をしてもらったんですよね。
そんなお話を今日はしたいと思います。仕事に毎日追われて何が何だかわからない、毎回仕事に追われて機嫌に追われて大変な思いをしている、そんなあなたにぜひぜひお届けしたいお話となっておりますので
ぜひそんなあなたはお聞きくださいませっていう感じでやっていきたいと思うんですが、私はですね、だいぶ仕事の中でAIを使い倒している方じゃないかなと思いますね。
特に社内では結構使っている方なんじゃないかなと自信を持って言うことができます。
というのもですね、もうだいたい私は仕事を始まると同時にいつも使うアプリを起動するんですが、その中の一つに仕事で使う連絡ツールだとかPAXを確認するDocuWorksだとかですね、
そういったものはもちろん立ち上げますが、それと一緒にAIも立ち上げるんですね。
AIにログインして自分の過去の情報の詰まった、私はGoogleのGeminiという機能を使ってですね、AI使ってやっているんですが、
03:03
それを立ち上げていつも自分の聞きたいことなどをうまく言語化して整理してもらったり聞いたりしているんですが、
それをですねちょっと今回仕事の棚卸しに使用してみました。
というのも私4月に仕事復帰して徐々に徐々に仕事量を増やしてきたっていう現在なんですよね。
今4ヶ月ちょっと経ったんですが、なんか自分の現在地点を知る意味でも、あとこれから先のまだ1年経ってないので一周ぐるっと回ってないんですが、
自分の仕事の今の現在地と、あと今後訪れるであろういわゆる繁忙期、どこが自分の仕事の山なのかっていうのを自分なりに理解しておくことできっとできる何かがあると思うんですよ。
例えば意外と仕事の整理がうまくついて、今日なんか仕事のスケジュール空いたなぁみたいな時に棚卸しをしていることで、
この先々ここで詰まるだろうからこれちょっと先に段取りしてやっておこうとか、表だけ作っておこうとか、枠組みだけ用意してちょっとどんな風にやっていくか構想だけ練っておこうとか、
それだけでも繁忙期が来てドバッと仕事が集まった時に自分が切り崩しやすい切り口ができているっていうのはすごく仕事にやりやすさを与えてくれると思うので、
私はこの仕事の棚卸しをねやりたいなぁと思っていて、前回このお話をしたところからようやく昨日ちょっと時間に余裕ができたのでゆっくりと自分の仕事に向き合ってですねまとめてみました。
具体的にどんなことをやったかっていうと、まずはワードの文章を立ち上げまして、ワードに自分が行っている日常業務をまず書き上げました。
私だったら郵便の開封とか、あとファックスを確認して担当者に渡したり連絡したりすることだったり電話対応、あとは入金の確認、入金処理などあるんですけれども、
次は日ごとの仕事をやったら次は週ごとの仕事、週ごとの仕事だと私は毎週火曜日に売上げをチェックする、売上げ集計表を作るんですけど、その作成であったりとか、
あとはとある部署の業務日報を出力して経営者層に渡すという仕事があるんですが、それが毎週火曜日だったり、週に1回何かしらルーティン的にやっている仕事を書き出しました。
次に月単位でやっている仕事、例えば1ヶ月分の仕入れの請求をまとめて支払い帳を作ったり、支払いの確認を行ったり、
06:13
あとは日々作っている日経表の集計であったり、あとは月次報告書といって報告があるんですけど、その報告書の作成であったりとか、そういう感じで作っていきました。
あと年に落とし込んで、次は年ですね。年単位である仕事、年次の自治体への報告書の作成であったり、私だと有給管理、有給の管理部の更新、これは年に1回一斉付与で全社員行われるのでその部分とか、
あと随時の仕事、随時の仕事は頼まれたらやるんだけどある程度ボリュームのある仕事っていうのを羅列していって、先にだーっと羅列した後に一旦AIの方に仕事の棚卸ししたいんだけど手伝ってくれる?って聞いて、
どんな情報が必要かなって、今こうやって日常、週、月、年で仕事をまとめたんだけど、この提出期限とかも書いた方がいいかなって言ったら、提出期限もあった方が助かりますと。
で書いて、だいたいこの時期、どこぐらいの時期に取り組むかっていうのも落とし込みながら書いたそのワードの文章を全部コピーしてAIの方に貼り付けて、今こういう感じになったよって、これでちょっと段取りとか考えてくれないかなって言ったら、もう物の見事に1、2分で私の1年の仕事を棚卸ししてくれましたね。
今の私の仕事の反応期としてはやはり有給の更新と、あ、そうだそうだ、決算もあるので、会社の決算と有給の更新が重なる7月から8月のお盆前ぐらいまでが一番仕事としてはボリューミーになる時期だっていうことが出てきたんですよね。
それがわかっただけでも、ああなるほどねって自分の仕事の山はここにあるんだなっていうのがわかったので、今後いろんな差し込み仕事とかもあると思うんですが、それの受け入れ状況とかも多分変わってくるんじゃないかなと思いました。
今年はもう本当にやっつけ仕事でやってしまって、ミスもしてしまいましたし、それこそトライアンドエラーの7月、8月を過ごしたんですけど、来年はこんなことにならないぞと意気込みながら仕事の棚卸しをしっかりして、来年に臨んでいきたいなと思った次第でございます。
09:10
そんなこんなで、意外と私もここからは雑談というか私の主観の話になるんですけど、最初、消したての時は私の仕事こんなもんかって思ってたんですけど、でも意外と人の移動とか人事のいろいろ変化があったりして、
やらなくてよかった仕事が戻ってきたりしたこともあったためか、意外と私の仕事をいろいろ持ってるなーって思ったのが実際のところですね。
ここにあと社会保険の手続きとかもやってほしいっていうことを一応言われてはいたんですが、今のところは私もちょっと自分の今持っている業務でミスなくちゃんと自分で回していけるようになってからかなと思ってまだ受け取ってはいないんですが、
まあここからね、部署内いろいろ仕事の多い少ないあるので、そこをちょっと調整していくためにも自分が何ができるかなーっていうのを考えながらですね、たまにはこうやって棚卸しを更新しながら仕事をやっていけたらなと思っております。
そんな感じですが、これをお聞きのあなたはどうですか?仕事の棚卸しうまくやれてますか?
まあこんな方法もあるよっていう感じで、今日の放送を聞いていただければ幸いです。
もし参考になったよとか、なんかこんな方法もあるよねっていう話があれば是非是非、私もコメント欄でレターで教えていただければ幸いです。
ということで今日はこんなお話をさせていただきました。
もういよいよね、明日から9月になりますが、皆さん9月もコツコツと淡々とやっていきましょうということで、仕事に向かいたいと思います。
じゃあまたねー。バイバーイ。
