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アシカガキャスト。Notionのデータベース機能とデータベースツールのAirtableについて話をします。
Notionのデータベース機能は、Notionというツールを語る上では重要な機能ですけども、説明が難しいと思います。
Notionをノーコード開発ツールと捉えることもできると思うんですけども、それにはデータベース機能を使いこなすことが必須なはずです。
よくExcelみたいなものがNotionの中に入っていて、ただの表組みを作るだけじゃなくて、Excelと同じように関数が使える、なので計算もできるみたいに言いますが、それだけでは説明不足なんですね。
スプレッドシートではなくデータベースですよということなんですが、データベースという言葉の範囲が広すぎてピンとこないと思います。
わかる人にはわかる例えとしては、やっぱりAirtableと同じようなことがNotion上でもできるという言い方になると思います。
あるいはファイルメーカーのような機能とも例えられるはずです。
ファイルメーカーはカード型のデータベースのツールというイメージなんですが、今はちょっと廃れてしまったツールですが、カード型だけじゃなくて表組みでも表示できます。
Notionのデータベース機能もAirtableも同じで、通常表形式で最初表示されるので表計算、スプレッドシートのように見えますが、その表組みの一行一行をカード型のレイアウトで表示することもできるんですね。
これは見た目だけの話じゃなくて、その一行一行が一レコードとしてデータベースとして扱われているという意味です。
例えばこのデータベースをタスク管理に使う場合、一つ一つのタスクが一つのレコードとして扱われるわけですが、表組みとしてリストのようにタスクを見ることもできるし、カード型で表示するようにレイアウトして、それを看板方式のレイアウトにして、
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そのタスクがまだ着手してない、進行中、完了とか進行状況に分けてレイアウトして表示することができるんですね。しかもタスクをドラッグ&ドロップして進行中から完了に移すみたいなこともできます。
さらにタスクに完了予定日を入れておいて、カレンダー形式のレイアウトで見ることもできちゃうんですね。リスト形式で表示するときに画像を大きく表示することもできるので、画像データベース的な感じでビジュアル的に探せるようなデータベースの使い方もできます。
その辺がExcelとかGoogleスプレッドシートとは違うところですね。表計算、スプレッドシートではなくデータベースということです。また、表計算でもできることですが、関数が使えますし、複数のデータベースをリレーションすることもできます。
商品データベースに入っている商品の単価を注文データベースで参照して金額の計算に使うとか、注文データベースで商品を選ぶときに商品データベースにある商品名の中から候補が出てきてそこから選ぶとか、複数のデータベースを関連づけて使うことができるんですね。
先ほどから何度か名前が出てきていますが、Notionのデータベース機能はExcelではなくAirTableと同等なものなので参考にしているはずです。
NotionがAirTableを真似している、もっと言うとパクってるとも言えると思います。
もちろんもうジャンルとして出来上がっているようなものなので、機能的に似ているからといってパクってると批判をするつもりはないです。
なお、Microsoft List、複数形なのでList2ですが、Microsoft List2というAirTableを見た目上もパクっているツールもあります。
これにはさすがにAirTable側も怒っていました。
Notionに似たMicrosoft Loopというツールもありますし、Microsoftは見た目も含めて人気のツールを真似するという戦略を取っていますね。
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で、NotionのデータベースはNotion上で使えるというところがポイントというかメリットとして大きいんですが、
単独でデータベースを使いたいという場合にはAirTableも検討するといいと思います。
私はNotionを使う前からAirTableを使っていたんですが、Notionを使うようになってAirTableではなくNotionのデータベースを使うようにしていました。
AirTableの方がNotionよりも機能は上だろうなと感じていたんですが、AirTableは完全に英語ですし、日本語の情報も少なくてちょっととっつきにくいなと。
あと無料プランで使っているので、これ以上のことをやろうとしたら有料ですという壁もありそうだったからというのもあります。
でも最近今までNotionのデータベースで頑張ってやってきたことをAirTableでやってみたら思いのほかすんなり使いこなせて、Notionよりも使い勝手がいいなと感じました。
どういうことに使うデータベースかというと、商品リスト、顧客リスト、注文リストをリレーションして使うようなデータベース案件です。
今回AirTableをすんなり使いこなせたのは、わからないことを対話型AIに聞いて解決できたことも大きいです。
ちなみに答えがあるようなことをAIに聞く場合にはPerplexity を私は信頼しています。
元記事へのリンクが表示されるので、情報を参照した記事に行って確認できるところも答えがある探し物をしているときには便利ですね。
また今回AirTableのフォーミュラと呼ばれる関数の書き方みたいなものに関してもPerplexity が頼りになりました。
たまたまかもしれないですが、私の好きな有料で使っているClaudeの教えてくれた記述は間違えてて動かなかったんですが、
同じ内容に関してPerplexity の教えてくれた記述はあってました。
なおAirTableで作ったデータベースはウェブ共有してウェブブラウダーで誰でも見られるように共有することもできます。
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なのでデータベースをウェブページ的に公開することもできるんですね。 ただもちろんレイアウトはそこまでの自由度はありません。
わかる人にはAirTableの共有なんだなとわかるような見た目になります。 ただAirTableのデータを利用してウェブサイトとして公開する
そういうためのツールもあったりします。 スタジオという濃厚度のウェブサイト製作ツールがあるんですが、このスタジオではAirTableや
Notionのデータベースと連携することができます。 ウェブページに表示する内容をAirTableやNotionのデータベースから引っ張ってくる
連携することができるんですね。 あと最後にNotionは印刷することを全く考えてないと思うんですけども
AirTableには一応印刷機能が用意されています。 データベースを1レコードずつのレイアウトで
まとめて全部レコードをプリントアウトするみたいなことができます。 さらにAirTableの有料版だとエクステンションというのが拡張機能が使えるんですが
エクステンションを使ってプリントアウトする時のレイアウトをしっかり作り込む 思い通りにレイアウトすることができるそうです
例えば納品書みたいなものをきっちりレイアウトして 会社のロゴとかも入れたりして作ることができるんですね
従業員のデータベースから名刺のデザインを作る いわゆる差し込み印刷的な従業員一人一人の名刺のレイアウトを自動で行う
みたいなこともできるんですね ちなみに私が会社員だった頃そうやって差し込み印刷的に名刺を作るのに私が
いた会社ではファイルメーカーを使っていました 今回は以上です
あしかが康二がお届けしました
