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また、先日行った通販関連の話です。
通販のお知らせページでは、Notionを使うのをやめて、クリックアップを使ったという話を以前しました。
でも、他のところでNotionは大活躍しています。
顧客管理から売上の計算まで、通販に関するほとんど全てのことをNotionで行ったと言えると思います。
例えば、簡単な例で言えば、Notionは文章を共有できる、貯めておける場所なので、書いた文章を共有して関係者の間で確認してもらえるのに使いますし、
例えば、お金の支払い方法をお知らせする文面をNotionに入れておいて、必要なときにそこからコピペして使うといった文書置き場的なものとして利用できます。
そして、さらにNotionが便利なのは、データベースの機能があるんですね。
なので、別なツールを使う必要なく、Notionだけで商品データベース、顧客データベースも作れました。
Notionのデータベースの機能はちょっと説明が難しいんですが、AirTableというオンラインのツールと同じようなものだと言えば、わかる人にはわかると思います。
しかし、Macを使っている人の多くが使っていたファイルメーカーというアプリケーションとも考え方は似てると思います。
ちなみに、ファイルメーカーはAppleの100%出資の子会社が作っていて、Appleが作っているようなものでMacを代表するアプリケーションだったと思います。
私もすごく好きでしたし、ファイルメーカーを使ってウェブページを書き出すシステムを作ったり、ファイルメーカーそのものでウェブ公開するデータベースを作ったり、昔はそういうことをしていたこともあります。
で、Notionのデータベースですが、ExcelやGoogleスプレッドシート、Appleのナンバーズのようなスプレッドシートのような計算したり、リレーショナルにしたりとかはできるんですが、
データベースという扱いなので、その表組の一行一行が一つのレコードになっているデータベースだと考えてもらうといいと思います。
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ちょっとわかりにくいですかね。
なので、表のような表示というのはあくまでもデータベースの見せ方の一つで、カード型にカードがずらずらと並んでいるような表示にしたり、カレンダー表示にしたりと表示を切り替えることもできます。
顧客データベースだと、名前、購入金額、決済方法、住所みたいに並んでいる行が縦にずらずらずらと並んでいる表になっているけど、その一行を一つのカードとして、一つのページとして開くこともできて、
そこにさらに追加情報を入れる、画像を入れたり、今回の場合だとその人が買った商品が何と何と何で合計いくらですみたいな別なデータベースを顧客データベースに貼り込むということもしました。
Notionのデータベースは複数のどのページでも好きな場所に簡単に名前で検索して呼び出して表示させることができます。もちろんその埋め込んだものは元のデータベースを更新すれば自動で埋め込まれたものも更新されます。
お客さんごとの買った商品と個数のデータベースは、商品×個数で金額を出したり、さらにそれに1.1をかけて税込みの金額を計算したりといったことは簡単にできます。
そしてNotionは合計金額とか合計の個数を計算させるときには表計算のツールのように計算式を作る必要すらなくて合計の値とか平均の値などを集計してくれる機能が最初から用意されています。
チェックを入れた項目だけをカウントして合計数を出すみたいなことも簡単にできます。
慣れるとExcelやGoogleスプレッドシートより全然使いやすいと思います。
見た目もシンプルながら、ちゃんとデザイン的にもいい感じに整ったように見えるようになっているので、使っていてストレスがないのがいいところだと思います。
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スマホで見た場合に横幅のスペース的に見づらいというのはNotionのせいではなくしょうがないんですが、横スクロールして見ていくことができます。
Notionのデータベースを人に確認してもらう場合、スマホで見る場合は横にスクロールして見てねと一言添えた方がいいと思います。
Notionのデータベースを使って商品データベース、顧客データベースを作ってうまいことやってたような話をここまでしてきましたが、実は今回事前にちゃんと設計を考えずに行き当たりばったりで構築していったのでかなり無駄が多かったです。
顧客データベースを作らずに、それぞれのお客さんごとの購入した商品のデータベースだけを最初作っていたので、この人の情報を見たいという時に目次の一覧から探すか検索してページ内で見つけるという必要があって、これが一緒に作業していた妻からもかなり不評でした。
あと、Notionのデータベースでリレーショナルはできると知ってはいたんですが、その辺調べて勉強するよりも早く構築したいと思ってリレーションを作らなかったのもちょっと後悔しています。
データベースのリレーションを組んでおくと、例えば、顧客DBに商品DBの中からその人が買った商品を追加すると、商品DBにある金額を使って顧客DBで自動的に合計金額を計算されるとか、そういうものが作れるんですね。
リレーションしていて何が便利かというと、商品DBでのある商品の金額が実は間違えてたという場合に、商品DBの方で金額を修正すれば、顧客DBの方のその商品を買った人のすべての金額が自動的に修正されるということなんですね。
先ほどちらっと妻と共同で作業をしたという話をしましたが、今回の通販では妻が顧客対応、合計金額はいくらですよとか伝える役をしたんですね。
あと梱包作業も妻がメインで行いました。その時には妻に私のiPadを貸して、Notionの画面上で情報を見てもらいながら、必要に応じてコピーしたりして作業をしてもらいました。
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梱包する時の商品の確認とかもですね。私のiPadを貸しているので、私のアカウントでNotionを使っている状態なんですが、修正や変更があった場合、私がMacBookのNotion上で変更すれば、すぐに妻が使っているiPad上のNotionでも変更が反映されるので、
それも便利でしたね。将来的に妻が自分のパソコンかiPadを使うようになったら、妻のNotionアカウントを作って、ドキュメントを共有すればいいんですね。
妻が編集しない前提で、編集できないように共有すれば、間違えて変更してしまうリスクも減っていいかもしれないですね。なお、Notionでは結構最近だと思うんですが、データベースをロックするという機能がついています。
データベースを共有して閲覧中に、誰かが間違えて更新してしまわないようにロックをかけられるようになっています。こういうちょっとしたアップデートをどんどんやっているのも、Notionに好感を持てるところだと思います。今回は以上です。
