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こんにちは、アシカガキャストです。最近は見積もりもノーションで作っています。とは言っても、見積書を作るにはノーションは全然適してないと思うんですが、私はプロジェクトの初期の段階で概算見積を作ることも多くて、見積書ではなくて、こういう感じの作業をしますという内容と金額表みたいなものを作っています。
その文章と見積もりと1ページにまとめられるということで、ノーションが便利だなと思って使っています。タスク管理なども含め、いろんなものをノーションに集約しようとしているので、その一環というのもあります。
文章での説明が入って、見積の表が入って、そうやって作った文章を共有できるということであれば、ドロップボックスペーパーでもできるんですが、ドロップボックスペーパーの表組で見積を作った場合、合計金額などの計算は自分でやらないといけないんですね。
ノーションの場合は、その計算も自動でやってくれます。ノーションにはドロップボックスペーパーのように、ページの中に表組を作るという機能は残念ながらないんですね。なので、ただ表を作りたいんだけどという時にはちょっと残念なんですが、その代わりにデータベース機能を使えば表組で表示することができるんですね。
データベース機能で作ると、ExcelとかGoogleスプレッドシートと同じように計算させることができます。フォーミュラという機能なんですが、計算式を作って消費税を足した数字を出したりとかもできます。
エアテーブルというオンラインデータベースのツールと似てるんですが、エアテーブルを使ったことある人は特にとっつきやすいと思うんですが、Excelを使って計算させたりとかできる人はすんなり使えると思います。
私は特にヘルプとか解説記事とか見ないでも消費税を計算させたり、表示を円表示にして円マークが入って3桁ごとのカンマが入っている表示にすることができました。
なお合計金額の計算に関しては式を作る必要もなくて、表の下に合計が表示されるエリアが最初から用意されているので、それをオンにするだけみたいな感じですね。Googleスプレッドシートとかエアテーブルにはない機能で気が利いてるなと思いました。
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そして概算見積もりが完成したら共有するわけですが、Notionを相手が使っている可能性は非常に低いですし、それだけのために登録してもらうのも難なので、Notionユーザー同士の共有の機能ではなく、単純に公開URLを作ってそのURLを教えるというやり方を使っています。
もちろんセキュリティ的にはURLがわかってしまえば誰でもアクセスできるので、機密情報的なものは載せないほうがいいですね。
なおNotionはファイルのダウンロードリンクを入れることもできるので、見積もり書も必要という場合にはPDFで作った見積もり書をNotionのその書類からダウンロードしてもらうように設定することもできます。
Notionのファイル添付の機能を使うとNotionのサーバーにファイルをアップロードしてダウンロードするためのリンクを入れることができるんですね。
これ意外と便利で、例えば画像ファイルがあるとしてその画像をNotionで作ったページの中に埋め込んで表示させるかダウンロードリンクにするか自由に選べるわけですね。
大体のノートツールは埋め込めるものは埋め込んで表示させようとするので、ダウンロードするためのリンクを作るというのは一手間かけたりとかしないと難しいと思うんですよね。
なおNotionで作ったこの概算見積もりは印刷には全く向いてません。
ブラウザからプリントアウトしようとすると見積もり部分の表がずれてしまってダメでした。
PDFで書き出すと一見綺麗にできているんですがフォントがおかしいんですね。
いわゆる中華フォントというので漢字が一部中国の漢字になってしまう現象が起きるんですね。
ただ他に文句を言ってる人を見たことがないのでもしかしたら私の環境のせいかもしれません。
ということで最近は概算見積もりを作る時にはNotionを使っていると。
Notionのデータベース機能で消費税を計算させたり合計金額を出したりはすごく簡単という話でした。
