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おはようございます。鶴岡慶子です。この配信では、花火や天気、言葉に関することなどをお話ししています。
視観やナレーションを通じて、日々感じたこと、学んだこと、それからちょっと嫌だなと思ったことも、視点を変えて前向きに物事を捉えたり、
最終的に良かったねと思えるように、考え方のコツなどをシェアしています。日本の秋田県から毎朝更新しています。
締切の考え方について
今日は、締切の考え方についてお話をします。例えば、今日10日ですけれど、「今日が締切。10日までにこの書類を出してください。」と言われたら、
あなたは何時が締切という感覚があるでしょうか?10日までに。厳密に言うと、10日、今日の夜23時59分までが10月10日ではあるんですが、
私は正午頃までは出したいなという感覚です。私がそういう感覚なので、相手にも10月10日までに出してねって言ったものについては、
10月10日の正午頃までは出てくるかなっていう感覚でいるんです。もしかしてドキッとした方います?
ただ私は、この考えに至ったのは割と独立してからで、勤務していた時はそんなに深く考えずに、
10月10日って言われたら、10月10日の就業時間、確か5時15分までの勤務だったような気がするんですが、
その時間までに出せばいいなって考えていたり、あるいは残業してでも、まずはその日、帰りまでに出す。帰るまでに出すっていう感じですかね。
そういうふうに考えていました。でもチームのリーダーになったりすると、そういう書類とかをまとめる立場になるんですよね。
取りまとめる立場になってみますと、10日までって言ったら、10日のうちに全部揃った上で確認まで済ませてしまいたいなと考えるようになりました。
下級生だった私は、その日、残業してでも今日中に出せばいいでしょっていうふうに考えていたので、
ということは確認までしたいなーって考えているリーダーに対して、同じように残ってくれって言ってるようなものじゃないですか。
そんなことを考えもしなかったんですよ。とにかく10月10日締め切りだったらそれでいいじゃんっていうふうに思っていました。
でもリーダーになった時には、チリポリとやってくるこの書類がとってもイラつくものだったんですね。
もちろん10日までっていうふうに言ってますから、イラついているのはこちら側の都合なので、全く相手は悪くないんですよね。
悪くはないんですけど、どうしても私がイラついてしまう。これって共通認識が甘いということでもあるんですよね。
ですから締め切りをお話をする時には、10日のお昼ぐらいまでには欲しいです、という話し方をするようになりました。
そうすると、提出されないものに対しては約束を守っていないということで、ちゃんと採測をすることができるんですね。
ちゃんと共通認識があるっていうことがとても大事だなと思います。
さて、今日私は地元の市役所に提出する書類があって、今日が締め切りなんですね。
添付書類の送信方法
メールで送ることになっています。添付書類を2つ付けて送ることになっています。
その添付ファイルの中身っていうのは、Excelファイルでして、Excelファイルに入力したものを送るっていうことになっているんですが、
前回見ていただいたものに、過失したものを今回送るっていうことになっていたので、もちろん中身が変わっていなければおかしな話ですよね。
そしてその書類ができたのが、昨日の夕方6時ぐらいだったんです。
そしてすぐメールを送ってもよかったんですけれど、私はこういう時にメールソフトの後で送信っていう機能を使います。
後で送信っていう機能は任意の時間に送ることができます。
Windowsを使っていた時代は、Beckyというメールソフトがその機能ついてました。
すっごく便利だったので、Mac機とかiPhoneにこの機能つかないかなって、すっごく待っていました。
そうしたら半年ぐらい前ですかね、1年経っていないような気がしますが、Mac機のメーラーにこの機能がつきました。
ということで、もちろん機能のうちに送ることもできたんですが、相手の立場を考えた時に、きっとたくさんのメールが届いていて、その中に埋もれてしまうのは嫌だなと思ったんです。
きっと休み中にいろんなメールが届いているはずで、おそらく休み明け、例えば月曜日、今回は3連休でしたので今日ということになりますが、今日朝1番にすることはメールチェックだと思うんですね。
その時に頭を忙しくさせるのは嫌だなって思うんですね。
ということで、機能のうちに今日の朝9時にメールを送るように設定しました。
ということで、この配信今朝5時ですけれど、まだ送られていないということなんですね。
この後朝9時に送られるように設定してあります。
やっぱりこの機能はすっごく便利ですね。
そしておそらく休み明けのメールチェックが一段落したところで私のメールが届いて、ゆっくり見ていただくっていうことになります。
そして私のメールのこの添付書類を見ていただいて、また13日までにバックしてもらわなきゃいけないんですね。
13日までにバックしてくださいっていう文明の中に、私はやはり13日の正午ぐらいまでにバックしていただくと大変助かるし、
それで私の方も安心いたしますというような文言もつけてメールを送ることにしています。
そうやって共通認識、共通言語で話すっていうことがお仕事を進めていく上で、
イラつくことなく双方が気持ちよくお仕事ができる、そんなコツの一つかなっていうふうにも思っています。
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ではではまた明日もお会いしましょう。
鶴岡恵子でした。
