00:05
今回は、他の能力の土台となる人間性とか、基本的な生活習慣の領域で、セルフマネジメントについてお話をしていきたいと思います。
成果をあげるものは時間から始まるという話をしてきましたけど、
今日は時間のつながりの中で、処理時間とリードタイムについてお話をしたいと思います。
一般的に、仕事をより効率的に行うとか、より効果的に行うということを目指していくことが多いかなと思っています。
極力短い時間で同じことができた方がいいでしょうし、限られた時間の中でより多くの成果が得られるような時間の使い方をしたいと思われていると思います。
それをする上で知っておいていただきたいキーワードとして、処理時間とリードタイムというものがあります。
処理時間というのは、実際に作業をする時間そのものだと思ってください。
リードタイムというのは、その仕事を収める先というか、提出期限だったりとか、誰か次の部署の人に渡すだとか、そういったことがあると思いますけど、
そこまでの納期の時間、着手してから、仕事の依頼があってから、それを次の工程に渡したり、最終のアウトプットとして提出したりという時間のことを
これを納期のことをリードタイムと言います。
この2つの時間を混同して捉えてしまうことが非常に多いので、分けて処理時間とリードタイムということを考えていただくといいなと思っています。
私自身が書籍で読んで、非常に良い考え方だなと思って、極力日常の業務の中で取り入れているものがあるので、ご紹介したいと思います。
これは処理時間の時間に応じて、リードタイムをあらかじめ決めてしまうというやり方です。
非常に分かりやすくて使いやすいので、ぜひ実践していただきたいと思っているのですが、
作業の処理時間が10分以内だったら、リードタイムはもう今すぐやってしまうということですね。
次に作業の処理時間が30分以内の処理を想定されるものだったら、
今日中にやるということで、空いているところのカレンダーに30分の作業時間をブロックしてやってしまうというものになります。
03:06
作業の処理時間が1時間以内だったら、これは明日中にやる。
作業の処理時間が4時間以内だったら、1週間以内にやる。
こういった4時間とか3時間だったり2時間だったりという時間を要するものについては、
同様に1週間以内のカレンダーの空いているところで作業ができそうなところに、
例えば3時間の作業であれば1時間を3コマとって終わらせるとか、そんな形をしていくことが必要かなと思います。
ポイントは、仕事が始まった瞬間、依頼を受けた時に、これは3時間くらいかかるかなと。
じゃあ1週間の納期でやろうと。
その時にカレンダーで3コマ空きを見つけて、カレンダーの中に作業の予定時間、日時をブロックしていくと。
こういう習慣を身につけることが非常に重要なんだろうなと思っています。
作業の処理時間が8時間くらいはかかっちゃうかもなとか、6時間かかっちゃうかもなとか、
そういったものについては2週間以内にやるということですね。
同様に必要な7時間なり6時間なりという作業時間を2週間の予定の中で作業できる日というのをブロックしていくということになります。
もし8時間以上想定されるものだったらどうするかということなんですけど、一定の期間、1ヶ月くらい行っていくようなものになりそうなので、
目的は何なんだっけとか、誰が関与者なんだっけとか、そういった小さなプロジェクトとして扱って1ヶ月以内に終わらせる。
成果物はこれであるというふうにちょっと管理の方法が変わるんじゃないかなというふうに思っています。
プロジェクト管理についてはまた別の時にお話しできればというふうに思っていますけど、
この作業の処理時間がどれくらいを想定されるのかということと、それによって納期をあらかじめ定めてしまって、
もうカレンダーの空いているところで作業ができる時間帯をブロックしていくということをぜひ実践し、習慣づけてみてください。
これをすることで実際には例えば1時間以内で明日中にやるということが可能なんだけど、
カレンダーを見たら作業を取る時間がどうしても空いていないと。
それが分かった時点ですぐに上司等に、本来明日までにやりたいところなんだけど、
今予定が詰まっているため明後日までの納期にしてくださいというような話を依頼された時点でフィードバックすることができますし、
06:04
それを聞いた上司がそうじゃなくて、どうしても明日までにやってほしいから、
明日予定しているこの予定は明後日にずらしていいからこっちを優先してくれと、
そういうような認識を合わせることができるということになります。
この話で非常に重要なものがもう一つあって、
それは今の話の前提というのは、作業の処理時間の大体想定イメージ、想定時間というのが自分でわかるという場合ですね。
その作業時間がある程度正確に見積もれるということは、仕事ができる状態になっているということですし、
実際にその作業をすることができる状態にあるということだと思います。
反対に依頼された作業がどのくらい時間がかかるのか全くわからないということだったりとか、
上司だったら30分でできるとイメージするところを、これは8時間ぐらいかかるんじゃないかなとか4時間ぐらいかかるんじゃないかなとか、
そういうようなギャップがある可能性が高いので、その作業時間に自信がなかったりですね、
作業時間がどのくらいなのかわからないといった場合には、
依頼をされたその時に上司やその依頼者とコミュニケーションをとって、
どんなアウトプットを出すのか、どんな作業をするのかということを不明瞭なところをクリアにしてですね、
どのくらいで終わるのかということをぜひイメージの擦り合わせをしていただくことが重要だと思っています。
逆に言うと、それさえできればですね、処理時間がイメージが湧いて、
それをこの定めたリードタイムに合わせて自分のカレンダーの空いてるところ、作業ができるところにどんどん予定を入れていく。
そうすることで未来のスケジュールというのもある程度決まってきて、
新たなですね、仕事の依頼が受けられるのか受けられないのか、優先順位どうするのか、
そういった計画を常にチームや上司と合わせていくことが可能になるということですので、
ぜひこの処理時間とリードタイム、ご自身の業務の中に取り入れてみていただきたいなと思っています。
