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みなさんこんにちは、mikiです。 今日は、日々のパソコンの作業で、ファイルをきれいにすることの良さ、みたいなテーマでお話をしようと思います。
皆さん、日々お仕事でパソコンとか書類とか、何かデータを送ったり、みたいなことってあるかなと思うんですけど、
あれ、あのお客様のこの書類ってどこに保存したんだっけ?とか、 このお客様とのやり取りの情報、なんかもっと良い感じに保存できたりとか、
お客様にわざわざ毎度、書類を一個一個送ったりとか、 もうちょっと楽になる方法ないのかな? みたいな思ったことってありませんか?
そういう時にですね、お勧めしている方法が、 最近よく聞いてるよって思われるかもしれないですけど、
Googleドライブを使ってください、みなさん。 Googleドライブです。
Gmailのアカウントがあれば、どなたでも無料で15GBという結構大きめのストレージを使うことができます。
これが何が良いかというとですね、
例えばフォルダをこの中で分けることができます。 フォルダを作ることができます。
お勧めの使い方は、 フォルダをお客様ごとに分けるんですけど、
まずトップの広場ですね、この広いところを、 あ行だったり、下行だったり、左行だったり、みたいな感じで、
赤サタナでまずちょっとフォルダを分けてほしいんですよ。
で、あとはその赤サタナで分けれないアルファベットのお客様とかいたら、
その後に、例えばabcdeのお客様のフォルダとか、 から始まる名前のお客様のフォルダとか、
fghijとかで始まるお客様のフォルダとか、
そんな感じで名前別にまずフォルダを分けるっていうのはすごく良い方法になります。
これ、私いろんな会社さん見てきて、この分け方で整理されているお客様かなり多いので、
良い方法なんだろうなーっては思ってます。
あとそのフォルダが名前順に並ぶので、
もちろんね、下行、下行、下行といって、並べた時に名前順に綺麗に並ぶので、
整理もしやすいし、見つけやすいし、っていう手法が使えます。
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これ、工夫①ですね。
このどこ行ったっけとか、そういうちょっと迷子みたいなのをちょっと軽減することができます。
あと一つちょっと共有したいのが、
例えば、あ行とか下行とかでフォルダを分けたと思うんですけど、
その中でもお客様ごとにフォルダを分けて欲しいんですよ。
あから始まる、あ〜〜さんとか、
う〜から始まる、う〜〜様とか、
お〜から始まる、お〜〜会社とか、
そんな感じでお客様ごとにフォルダを分けてください。
この中にいろいろ掘り込んでいくんですよ。
書類を放り込んでいって、
よくシンプルにもし使うのであれば、
その分けたフォルダありますよね。
そのフォルダをなんと、まるっとお客様に共有しちゃっとくんですよ。
このフォルダ自体をお客様にリンクを送って、
リンクを送ってみてもらうためには、
一回その閲覧権限、共有したよっていう権限は設定はしないといけないんですけど、
そこで設定をすることで、
お客様はいつでもこのフォルダに来たら、
自分たちに関係ある書類がいつでも見れるっていう状態を作ってあげることができます。
これかなり親切な方法で、
これまでメールでバラバラ送ってたような書類を、
ここのフォルダに来ればとりあえずまとまってるって思っていただけるだけでも、
めちゃくちゃ楽なんですよ。お客様にとっても。
ストレスだいぶ軽減されますよね。
なんかお家で言ったら、
今週提出しないといけない書類たちとかが、
キッチンにあったり、デスク、作業机あったり、ベッドルームにあったり、
洗面所にあったりみたいな、
そういう散らかってる、あれどこにあるの?とか、
気づいたらもうちょっとなくなってるとか、
そういうのを一箇所の作業机の上の、
引き出しみたいな、何個かある引き出しの中の、
この引き出しの中に全部関連するものはまとまってる、
っていう状況を作り出すことができるので、
それはもうすっきりですよ。
皆さんイメージできましたか?
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結構ですね、この分け方をすると、
まずいいよっていうのをお勧めすると、
早速やっていただいた皆さんが、
もう本当に本当に良かったですって結構言っていただけるので、
お客様との共有の書類とかは、
ぜひこの方法で管理いただけたらいいのかなと思ってます。
もしプラスでちょっとあと一個上級編で言うと、
お客様との例えば打ち合わせの予定とかも、
Googleカレンダーを使っちゃうんですよ。
Googleカレンダーを使っちゃって、
そこにもうお客様を参加者として登録することができるので、
そこに登録してしまいさえすれば、
なんとそこに共有したフォルダのリンクをつけとくことで、
お客様もいつでもこの予定を開けば、
この方との関連の情報は全部ここにあるんだって思えるから、
本当これはすごく一番最初に無料でできる業務改善と、
お客様とのコミュニケーションをよりシンプルに出し、
豊かにしてくれる方法なのかなと思ってます。
Googleドライブに書類を入れて、
それをドサッと共有して、
できればGoogleカレンダーでも貼り付けておくみたいな。
これ全部無料ですよ。
Gmailのアカウントがあれば無料だし、
お客様にとっても損がないので、
お客様ってGmailのアカウントを持っている方がいっぱいいるんじゃないですかね。
今だったら。
なので一回ちょっと触り方とかは教える必要があるんですけど、
よかったら一回こうやってやるんだよとかを教えていただくと、
みんな結構楽な世界になるかなと思いますので、
ぜひぜひ参考にしてみてください。
私もノートの記事の方でも、
そういうちょっとした技とか、
お客様に共有できるようなネタっていうのも発信をしていたりもしますので、
よかったらそちらも参考にしてみて、
送ってみたりとか、
ぜひそんな感じでいい感じに使ってみてもらえたらいいかなと思ってます。
あとはこういうことをお客様にも共有したいけど、
情報まとめてないですかねとかっていうコメントだったりも、
よかったらいただけると探したりとか、
なかったら作ったりとかっていうのも検討したいなと思っているので、
よかったら随時皆さん教えてください。
そんな感じでちょっとみんなでより良い働きやすい環境とか、
コミュニケーションやりやすい環境づくりを、
ぜひぜひみんなで楽しみながらやっていきましょう。
今日はそんなところですね。
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フォルダの整理をすることで働きやすくなる、
コミュニケーション取りやすくなるみたいなお話でした。
またちょこちょここういう話もシェアしていけたらと思うので、
また聞いてください。
本日もありがとうございます。
それではみきでした。
バイバイ。