00:04
こんにちは、よっしーです。この放送では、本当に大切なものを大切にできる生き方、働き方を実現すると決めた私が、
仕事と暮らしの間にある私の気づきや実践したことを、マイペースにお話ししているチャンネルです。
今日は、私のAI活用お仕事編についてお話をしようかなと思っています。
はい、私は今、在宅ワークでオンライン秘書をしているんですけれども、
在宅で一人っきりでお仕事をしていると、いろいろ考えすぎて、判断に迷ってしまったり、言葉に詰まってしまったりとかですね、
あとはリサーチしすぎて沼にハマってしまったり、そんな場面が実はすごくたくさんあります。
最近は、そんな時にこそAIの出番かなと思っていて、私の壁打ち相手のような存在になってくれていて、
本当に助けられています。決断や行動が少しずつ早くなってきたなというふうに感じています。
はい、本当にいろいろな場面でAIは使っているんですけれども、
そうですね、プライベートでのAI活用については2回前の配信でお話をしているので、もしよかったらそちらも合わせて聞いていただきたいなと思います。
お仕事の場面ではどうかなというとですね、私が地味に役に立っているなと思っていることを具体的にお話してみようかなと思います。
一見地味なんだけれども結構重要で、地味だけどやっぱりかなり時間が取られるよねっていうやつなんですね。
それは何かというと、問い合わせメールの作成なんですよね。
私の今やっているお仕事では、マーケティングツールもいろんなものをクライアントごとに分けて使っていますし、
いろんな関連するシステムとか、本当に初めて触るツールばっかりなので、
使い方に困ってマニュアルを見て調べながらやるっていうのはいつもやっていることではあるんですけれども、
何かのシステムと何かのシステムを連携して使っているっていうクライアント様も結構いらっしゃって、
その設定とか連携が思うようにうまく進まないなっていうことが時に起こります。
こっちのパターンだと言ってきたんだけども、これを間にかませることによってうまくメールが届かなくなってしまったとかね。
これはできそうなのに意外とうまく連携できないねっていう場面で手が止まってしまうっていうことがあるんですね。
マニュアルを調べてもいまいちわからないっていうことがあったときに、やりたいことは明確なんですよね。
いかに便利に自動化していきたいかっていうところで、できそうなツールがあるのになぜかできないっていうとき、
03:01
どこをどう操作すればいいか見えてこないっていうときに、AIの出番かなと私は思っていまして。
最後はカスタマーサポートに聞けばいいんですよね。
本当に今丁寧に分かりやすく教えてくれるんですけれども、
分かりませんってポーンと聞いても必要な答えってやっぱり1回じゃ返ってこないじゃないですか。
なのでこの問い合わせをする、メール本文を作るっていう作業がやっぱりここはなかなかの難所だなというふうに感じています。
実際に作業をしていたり、手を動かしているクライアントとかオンライン秘書の頭の中にはたくさんの情報があるんですよね。
それを相手にとって分かりやすい構成で分かりやすい順番で簡潔に文章にして伝えるっていうのがやっぱり難しくて。
例えばこういう画面になっておりまして、こういう操作をしたくて、
マニュアルのこことここは確認済みでテストをしてみたんだけれどもできなかったんですとか、
マニュアルのここは確認済みなんだけれどもなんかちょっと当てはまらないような気がするんです。
とかね、複数の情報が絡み合ってしまう状態があるなと思っています。
私はそういう時にまずAIに状況説明のたたき台を作ってもらうようにしてるんですね。
自分の中にある困っていることとやりたいことを実現したいこと、調べたけどできなかったこと、
試してみた時に出てきたエラーの内容とかですね、
もう自分の持っている情報をすべてだーっとAIに伝えておきます。
この時は全然きれいな文章じゃなくてOKかなと思っています。
この情報を伝えるのもひと手間なんですけれども、ここで私がよく使っているのが音声入力で、
キーボードでタイピングはもちろんいつもするんですけれども、
だんだん肩が凝ってくるなっていうのを避けたかったっていうのが最初使ってみたきっかけのひとつなんですけれども、
音声入力で本当に、なんていうんだろうな、
AIは全然違う言葉に聞き間違って文字変換することもたくさんあるんですけれども、
まずは一旦音声でさっきお伝えしたような困っていることとかやりたいことを伝えます。
どのページをこういうふうに順番で開いてきましたってことも共有します。
そう、声で入力して後で整えれば十分っていう感じで結構積極的に使っているんですね。
そして音声でざっと話した内容をAIがまとめてくれるので、
それをカスタマーサポートの担当者に送る端的で分かりやすい問い合わせメール本文に整えてくださいっていう指示を出します。
06:02
そうすると、構成が整えられた分かりやすい文案が作成されます。
あとはそれを見て、自分で言葉を整えて送信をするっていうだけなんですよね。
構成を出してもらった時に、あれ?なんか抜けてるかもとか、
この情報を入れといた方がスムーズかもなって思うことも多々あるので、
そこはまた追加の指示をして、これを入れて作り直してとか、
ここ順番入れ替えた方がもっと分かりやすいかもみたいな提案とかもしながら、
キャッチボールを何回かしながら、8割9割ぐらいの仕上がりまで持っていきます。
最初から全部自分で文章を考えるよりも、本当に時短になるんですよね。
頭の中の情報を全部出して整理して、相手にとって分かりやすい文章にするってことの難しさを、
私はマーケティングツールのプロではないので、ある程度使えるけれども、
仕組みを全部分かってない。
だけど質問したい相手は、そのシステムの、言ってしまえばプロなんですよね。
その人に全然知識レベルが違う私が質問をするっていうことが、
やっぱりちゃんと整理されてないと、本当にトンチンカンな質問になっちゃうんじゃないかなと思っていて、
カスタマイズサポートにせっかく質問をしても、瞬時に返ってくるわけではないのでね、
サラ問いを受けてしまって、何度もやりとりを繰り返して、やっと答えにたどり着く。
そういうのってやっぱり時間のロスですし、サポートの質問をしてしまうんじゃないかなと思っているので、
私は1回で必要な答えを引き出せるように意識して、問い合わせをするようにしています。
それをぐるぐる考えて整理して、自分の頭だけでやるよりも、
AIに助けてもらった方が、本当にいい感じのサポートをしてくれて、スムーズに進めることができて助かるなって思っています。
実際にこのやり方をしてから問題解決できることが増えたし、スピードも上がりましたし、
送ったメールに対して、やっぱりわかりやすく伝えられているからなのか、
カスタマーサポートの方からお返事があって、
現時点ではシステムの設計上できないようになっているんだけれども、
機能改善要望として社内に共有させてくださいというふうに前向きな検討をしますというお返事をいただいたこともあって、
もっともっと便利になるように、これをしたいというお客様もいるんですよということを伝えることができたと思うので、
いつかそういう改善をしてくれたら嬉しいなというふうに思いますしね。
クライアント様にも問い合わせするときに大体写しを入れているので、状況がわかりやすく報告されていて、
09:07
本当に確認してくれてありがとうございましたというふうに喜んでもらえたことがあります。
こういうやりとりの中で改めと思ったのは、わからないよう伝える形に整えるサポートに強いのがやっぱりAIの強みなんだなということですね。
他にはどんな活用しているかというと、この問い合わせメールの店用でクライアント様のお客様とか、
私のお客様はクライアント様なので、そういうお相手のメールの返信のたたきを作ってもらったりですとか、
インスタ投稿のタイトルとか構成を一緒に考えてもらったり、
Excelを使う場面ではその関数の提案をしてもらったりですね。
あとはキャンバーで何か資料を作るときに、そこに入れるキャッチフレーズとか表現を一緒に考えてもらったり、
整えてもらったりというような活用もしています。
一人でお仕事しているときってどうしても全部自分で抱え込みがちですし、
これを人に遭難するのもなぁみたいなことってよくあるんですけれども、
AIという相棒がいてくれることで心にも時間にも少し余裕ができて、
仕事がはかどるなというふうに感じています。
最後に大事なポイントを一つお伝えしておきたいんですけれども、
AIが便利だからといって何でもかんでも情報を与えてしまうのはやっぱり危険で、
全てのデータが学習するために蓄積されてしまうんですよね。
なのでセキュリティ設定をして、こちらが送った情報を学習させないようにしておきつつ、
例えば社名、個人名、メールアドレス、具体的な商品名だったり、
どこかのサイトのURLとかそういった情報はなるべく載せないようにして、
こういう名刺とかを入れないと文章が作りにくいなと思ったらイニシャル表記にしておいたり、
○○というふうにポイントだけ消しておいたりですね。
そういう形でプロントを入れるようにしておくといいのかなというふうに思っています。
情報漏洩につながるような使い方にはならないように気をつけたほうがいいのかなと、
私は意識してやっています。
はい、それでは本日も最後までお聞きくださりありがとうございました。
よろしければ、いいねやコメントなどで感想をお寄せいただけるととても励みになります。
それではまた次回の配信でお会いしましょう。ありがとうございました。