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こんにちは、サチュアルコです。今日はボイシーのハッシュタグ企画で、【時間を守ってもらうには】というのがあったので、時間管理についてです。
【プレゼンの時間管理術】制限時間を守って話す3つのテクニック、というテーマでお伝えしていきます。
プレゼンとか会議とかスピーチとか、そういう何かしらの制限時間が設けられているもので、
特に自分がその時間を管理しなくちゃいけないっていう立場の時も、めちゃくちゃ嫌やなぁって思いませんか?
いや、そこまで時間を気にしなくていいフランクな場面とかやったらいいんですけど、
例えばね、もうすごく重役ばっかりが集まっている真剣な仕事の現場とかでね、そんなに自分は喋ったつもりはないのに制限時間をオーバーしちゃって、
でも大切なことまだ言えてないんだよなぁっていうことで、
すみません、話したいことまだ話せてないので、もうちょっと喋っちゃってもいいですか?とかってなかなか言えないじゃないですか。
めちゃくちゃ勇気がいることだと思うんですけど。
そんでもって逆に、今日はもうとにかく時間内に終わらせるぞって意気込んでね、時間巻いて巻いて巻きすぎちゃって、
何時までっていう時間がちゃんと決まってるものなのに、気づいたらね、もう時間余りまくって。
時間が余ったので、あと45分間質疑応答にさせていただけます。とかいうのも言えないと思うんですよ。
時間管理って本当に難しくて、私ももちろんセミナーとかプレゼン現場でお仕事をさせていただいたこともあるんですけど、
この喋りの時間管理の大切さを学ばせていただいたのは、特にラジオDJの現場だったんですよね。
メディアって時間に対してめちゃくちゃシビアなので、
ラジオでね、生放送で一人喋りをしていた時、もうディレクターにどんだけ時間負け負けサインをくらってきたかわかりません。
めちゃくちゃくらってきて。もう気づいたらね、ディレクターが指クルクルクルって回して負け負けって言ってて。
私としては、いやそうは言っても思ったように負けませんって、もう本当にね、涙涙の現場だったんですよ。
でも実は、ある簡単なことをすれば、こんな私でもね、時間を管理できるようになっちゃったっていう、そんな方法があります。
これはプレゼンとかスピーチとかインタビューとか、いろんな現場で使えるものなんですけど、その3つをご紹介させていただきますが、
早速1つ目がね、とりあえず3等分するっていうものなんです。
プレゼンでも会議でもスピーチでも、内容のまとまりを考えた上で3等分してみてください。
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例えば、いろんな場面あると思うんですけど、ほとんどの内容、現場が当てはまる構成としては、1つが導入、2つ目が展開、3つ目がまとめだと思います。
導入、展開、まとめっていう感じで、あらかじめね、ざっくり内容を3等分してみるんですね。
そしたら、全体で何分にしたいっていう希望をもとに、それぞれ1つ1つの尺、1つ1つの時間をあらかじめ決めておけるんですよ。
例えば、全体で30分ぐらいのものにしたいんだったら、最初の5分が導入、20分ぐらいが展開、最後の5分でまとめっていうふうに決めておいて。
たったこれだけのことなんですけど、これを決めてる人と決めてない人と、めちゃくちゃ違いが出てくるんですよ。
最初の導入を5分前もって決めてると、長々だらだら、余計な話をするのも予防できちゃうんですね。
ある程度話す内容も、ざっくりとした時間をもとに準備が事前にできるからこそ、自然と話す内容っていうのも、何も決めてない時よりはガラッと変わってくるわけなんです。
めちゃくちゃちょっとしたことなんですけど、自分で決めた時間に適切な内容をちゃんと話せるようになってくるので。
というか逆に言うとね、これ考えてないと導入が20分みたいになって、大事な内容10分、5分とかになって、わわわわーっていうことになっちゃうので。
ぜひまずは最初にある程度ざっくりとした時間、3つに分けた時間っていうのを見積もってみてください。
続いて2つ目のステップが、さらに3等分するっていうことなんです。
この2つ目のステップは、適してる人と適してない人がいるっていうことを先にお伝えしておくんですけど。
今の時点で、さっき1つ目でお話ししたくらいの、ざっくりした大体の時間が分かっていれば、後は普通に話せますっていう人は、変に時間が気になって話せなくなっちゃうパターンもあるので。
今からお伝えする方法は使わない方がいいかもなって思うんですけど。
ただとにかく人前で話すのが緊張しますとか、ざっくり決めてても時間管理がうまくいきませんっていう人は、よかったら参考にしてみてください。
この絵はね、時間範囲分がどうにもこうにも苦手な人は正直、3等分じゃ足りないんですよね。
実はね、以前私が自分の番組でアーティストをゲストにお迎えしてお話を伺う時に、こういったことを本番では伺いますねって質問事項を前もってアーティストにお渡ししていたことがあって。
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これは本番でアーティストにとってのNGワードとかが出ないようにする対策でもあるんですけど。
やっぱりアーティストによっては、喋り方とか話すスピードも全然違って。
私はそのアーティストの話を伺いながら、リスナーさんからもね、「これは絶対に聞いてほしいです!」とかいう要望もありつつ。
そうやってね、ディレクターにはとにかく時間守れって言われてるわけで、もうね、ゆっくりゆっくりアーティストの方が言葉を選びながら繊細にお答えしてくださってる中ね。
いっぱい聞きたいっていうのもあるし、時間はコクコクと過ぎていて、目の前にはもうディレクターの鬼の行走で、「時間負けー!」っていうすごい顔があって。
めちゃくちゃ焦りまくる状況、伝わりますでしょうか?
今思い出してもね、胃がキリキリしちゃうんですけど。こういうことがたくさんあって。
この時にディレクターに教わった一つのコツというのが、尺をもっと細かく設定しておくことだったんでしょう。
さっきので言うと、1つ目の導入の部分、これを内容的にさらに3等分するとしたら、私の場合は、例えば1つ目、アーティストとの雑談。
2つ目、アーティストの紹介。
3つ目が、今回出されたアルバム情報とかいうふうに分けられて。
大きな2つ目の内容である展開の部分をさらに3等分するとしたら、私はインタビューだったから、
例えば質問1、質問2、質問3とかに分けられて。
ここでね、あらかじめこうやって分けることで、質問1つにつき5分ぐらい取れるかなとかって考えられるんですよね、あらかじめ。
ただし、もちろん会話って生物なので、もしかしたらすごく1つ目で面白い話が聞けて、そこをもっと掘り下げることになって、
あらかじめ自分が決めてた時間をオーバーする可能性なんて大割で。
でもこういう感じで、まさかの話が盛り上がって自分が見積もってた時間を途中でオーバーしちゃった時こそ、この細かくあらかじめ設定した時間っていうのが役立ってくるんですよ。
例えば2つ目の質問をしている途中でね、「あー自分が決めてた予定の時間オーバーしてる!」ってなった時は、
5分を想定している3つ目の質問を丸々カットすれば、時間がちょうど良くなるかもなーっていうぐらいにカット候補が見えてくるんです。
これは細かく時間設定してるからこそ簡単にその場でも計算できちゃうもので、事前に細かい尺取っておくことでめちゃくちゃ自分の安心感につながるので、これ本当におすすめでございます。
では最後のステップ。1分を利用するってもので、1分の間隔を自分で持っておくと、喋りにおける時間管理ってね、かなり楽になるんですよ。
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これは私がラジオ現場で身につけたものなんですけど、たとえちょっとした時間配分を間違えても、最後の1分でまとめられたら全て良しなんです。
自分がこれぐらい話したら1分になるっていう感覚を前もって知っておくと、とっても楽でね。
特にいつもプレゼンで使えるまとめの喋りみたいなのを、文言を1分ぐらいでまとめておくと、とにかく何があっても1分前になったらこれ言えばいいんだから大丈夫だっていう自分の安心感につながるんです。
私もね、この安心の1分をあらかじめ準備することで救われてきた人間なので、よかったら参考にされてみてください。
今回はもう一つ、時間管理術というテーマで、哲学者セネカに学ぶ人生の準備をやめる大切さについて話してる回、チャプターに貼ってます。よかったらぜひ。
