Workspace Studioの登場と反響
今回は久しぶりにちょっとEXでバズりました。あるポストが6万回ぐらい見られており、
380いいね、600保存ということで保存の方が多いポストになりました。 何がテーマかと言いますと、Geminiの有料プランに個人にも提供された
Workspace Studioっていう機能についてのポストなんですよね。 これが使うと何ができるかっていうと、ワークフローの自動化なんですね。
ちょっと抽象的なので、今回の話を具体的に言うと、レシートを画像をGoogleドライブにアップロードしたら、自動的にスプレッドシートに記録してくれた、
いうようなことなんですね。 しかも今回のは何も指示を加えたりボタンを押したりしなくても、もうGoogleドライブに写真をアップロードしたらその仕組みが自動的に動くっていうものなんですよね。
こういう何も指示とかしなくても動く仕組みっていうのをワークフローなどと呼ばれるんですね。 当然Googleのサービスですから中の動きにはAIによる判定とか自動化が含まれて
ます。 今回の具体的にはレシートの画像をGoogleドライブにアップロードしたら、中でAIが動き出してその写真に含まれている
迷彩の情報を抽出してくれる。それを必要なデータをGoogleスプレッドシートに保存してくれるという仕組みなんですね。
これでレシートの写真をアップするだけで自動記録ができるようになったってことです。 このですねワークスペーススタジオなんですけども
私がバズったのはそのレシートの自動記録のユースケースなんですがもちろんいろんな ことに使えて仕事には使えます。
例えばなんですがGメールが来た、メールが来たというのをトリガーにすることもできるんですね。 それで今私があのワークフローを組もうとしているのがGメールが来ましたと。
そこに添付ファイルがあって請求書の添付ファイルだった場合ですね。 その請求書のPDFファイルを自動的にGoogleドライブにアップロードする。
そして名前を付けるということなんですね。 これねすごく手作業でやるのめんどくさいんですよね。
メールで来た請求書を1回ダウンロードして適切な名前を付けてGoogleドライブなどにアップロードし直すというね手作業の流れが必要だったものをもう何にもしなくてもメールが来た時点でワークフローが判定してくれて必要とあらば名前を付けてドライブにアップロードしてくれる。
こちらでは何にもする必要はない。これがね私大好きな類のシステムなんですよね。
やっぱりいろんな自動化であると思うんですけども、究極の自動化は我々ユーザーが何もしなくても寝てても動いてくれる自動化が最も価値のある自動化だと思うんですよね。
寝てても動く、勝手にトリガーで動く、こうしたワークフローという自動化が組めるGoogleのワークスペーススタジオというものが個人でも使えるようになりました。
これですね、ジェミニの有料プランを使っている人ならば使えるようになってますので、詳しく話していきたいと思います。
ウェビナー告知
本題に入る前にウェビナーの宣伝となります。来週ですね、6月26日金曜日にウェビナーを開催予定です。
タイトルが作りながら学ぶクロードコワークパソコン自動化入門でレシートをエクセル保存する仕組み作りをしながら徹底的に学ぶというテーマです。
今回のですね、ボイシーの話でいうレシートの自動記録と話が被ってしまってるんですけども、こちらのウェビナーの内容はパソコンの操作を自動化できる
クロードコワークというAIツールを活用するノウハウを身につけるために、一つのケースとしてレシートを読み取ってエクセルに自動記録するという実践をしてみましょう、仕組み作りをしていきましょうという内容になってます。
こちらはこちらでAIエージェントにパソコン内の面倒な作業を自動的にやらせるというテーマで活用範囲も広い内容になってますので、ぜひ興味のある方はご参加ください。
概要欄にURLを貼っておきます。
Workspace Studioの個人向け提供と利用条件
はい、ではGoogleワークスペーススタジオですね。今回個人向けにも使えるようになりましたという説明をしました。今誰が使えるのかということです。
簡単に言うとジェミニの有料プランに入っている人が対象ということですね。具体的に言うとGoogleAIプロという月額2900円のプランに入っている人ですと誰でも使うことができるようになりました。
これなぜ個人向けがどうのこうのという話をしたのかというと、いわゆる企業向けのですねGoogleワークスペースっていう有料のプランに入っている組織や企業なんかだとこのワークスペーススタジオというものがすでに使える状況だったんですよね。
最近日本語にも対応しましたということで言われてたんですけども、私個人のGoogle AIプロっていうプランに入っていますので正直ワークスペースのプランではなかったんですよ。だからこのですね機能が使えなくてですねずっと待ってたというところなんですね。
すごく楽しみに待っていました。このワークスペーススタジオですね。名前がワークスペースって名前がついているので、もしかして個人向けには開放されないんじゃないかなとずっと思ってたんですよ。
だから私はこのワークスペーススタジオが使いたいがためにやっぱり法人アカウントでワークスペースのアカウント取ろうかなーみたいに思ってたところ、その矢先なんと個人向けにも開放されたということで非常に私は喜んでいます。やっぱりこのですねワークフロー自動化の類のアプリって非常に貴重なんですよね。
さっき私が寝てても動くシステムこそ最強って言ったんですけど本当にそういうところがありまして、自動化の究極体はそれだと私は思うんですよね。だから本当にこのワークスペーススタジオを追加されて良かったなと思いまして、今から何を自動化しようかなってワクワクが止まらない感じなんですよ。
Workspace Studioの具体的な活用例（ファイルアップロード、メール受信）
最初に試しに作ってみたのがレシートをGoogleドライブにアップロードしたらそれをトリガーとして勝手にですねスプレッドシートに記録してくれるみたいなものが作れるのかっていうところだったんです。
なぜかというとファイルをアップしたら動き出す、情報抽出してくれるっていうところでこれ何ファイルなら行けるのか。もちろんpdfファイルは多分仕事でよく使われるからpdfアップしたら動くだろうっていうのは思ってたんですよ。
で画像いけるのかなと思って怪異的だったので試したかった。だからレシートの画像をアップしてみたらなんといけたということですよね。つまりocrなんか書類の画像をアップロードしたらそこから必要なデータをちゃんと文字起こしして読み取ってくれてスプレッドシートに保存したり、あと文書としてGoogleドキュメントに書き出したりもできますし、
あとGoogleチャットっていうチャットにですねこういうファイルがアップロードされましたみたいな通知を送ったりすることもできるし自動的にメール送信したりto doリストに登録するみたいなこともできるんですよ。なのでね本当にこれ仕事での活用性は莫大に広がるなって思いますね。
でもちろんそのトリガーっていうものがファイルがアップロードされただけじゃなくね。メールが来たらっていうトリガーもあるんですよ。メールが来たら何かをアクションするってめちゃくちゃ便利そうじゃないですか。例えば顧客からのメール問い合わせメールが来ました。
でそのメールは文脈上を質問のメール問い合わせの内容になっているのかみたいなことをジェミニに判定させてで質問が来てますよっていうのをチャットでね自分に知らせるようにしてくれたりあるいは返信案をジェミニにライティングさせるっていうこともできるんですよね。
でその返信案を書かせるって言っても今まで何かよくあるAIに返信メールを書かせるっていうのは結構簡易的なものが多くてなんというかなその地面だけ見てAIが一般的な回答を提案してくれるっていうところはあったんですよなんだけどもじゃあ業務知識に基づいているのかうちの会社のルールに沿った回答をちゃんとね下書きしてくれているのかというとそれはもうちょっと仕組みを作らなきゃダメだよねみたいな感じでした。
でも今回のワークスペーススタジオっていうのはノートブックLMから返信というかその回答を得るっていうこともできるんですよ。これ何かってピンときた人もいるかもしれません。ノートブックLMってデータの保管庫にしておいてAIに質問できるものなんですよね。そうするとうちの会社のルールとかうちの会社の問い合わせ対応のマニュアルみたいのをノートブックLMに入れておきます。
でこのワークスペーススタジオで問い合わせメールが来ましたっていうトリガーが発生したら一旦それについてノートブックLMに質問する。そうすると自動的にね業務マニュアルとか会社のFAQよくある質問リストに基づいた回答を一旦得てその知識をもとにメール返信案を作ってくれるということになるんですね。
この自動化はめちゃくちゃすごいなといわゆる企業で言うとラグとか言われますけどもAIに外付けの知識を持たせてその業務知識や会社のルールに基づいた回答案返信案を作らせる。ここは手動での何かやることっていうのは結構よく普及してきたとは思うんですけどこれを自動的にやってくれるというのはめちゃくちゃすごいなということですよね。
おそらくこういうラグのシステムでメールが来た瞬間にAIが動き出しそのラグに基づいた回答を下書き発行するっていうのは少なくともいろんなツールを組み合わせて構築しないとなかなか難しかったということがあります。
それをねGoogleワークスペーススタジオという一個のツールがあればもうGoogleのアカウント内でできちゃうというのがすごい強みだなというふうに思ったんですよね。
ということでこのワークスペーススタジオは本当に可能性を感じております。非常に使いこなすのが楽しみだなと思っているところです。
GASとの連携によるファイル名変更の自動化
はいそれからちょっとね込み入った話になりますけどもGASと書いてGAS Google AppsScriptと組み合わせたらさらに面白いことができましたという話ですね。
で私がXにポストした時にこういう不満点というか弱点というか欠点もあるよというつぶやきをしたんですよ。
何かというとワークスペーススタジオ自動化で面白いジェミニが中で起動してくれる面白いんだけどもファイルに対するファイルの名前変更はできないなと思ったんですよね。
そうするとちょっと不便だなって思ったわけです。で私の普段からやっている自動化の仕組みだとメールで請求書が来ました。
でその添付された請求書をAIに読み込ませて名前をうまく変更させる。
請求書ってだいたいよくわからない名前になっているんですよファイル名がinvoice001とかですねabc123c5678910みたいな意味不鮮明なファイル名になっていることが非常に多くて。
それを後からファイル名を見たときにしっかり日付と請求元と何の請求なのかという要件がわかるようなファイル名にわざわざリネームして名前を変更してアップロードし直す。
自分のドライブとかにアップロードするという作業をしていました。
それをAIにファイル名も提案させて自動的にアップするという仕組みは自分でいろいろやってたんですよ。
このワークスペーススタジオを使うとですねアップロードまではやってくれるなんですよ。
あとスプレッドシートに保存するとこまでやってくれる記録はできるというところなんですけど名前変更は残念ながらできなさそうというところなんですよね見た感じだと。
それをXの方にポストしていたんですけどもいろんな方が見てくださってリプライしてくださっている中にですねここはガスを使って一緒にやるとですねファイル名の変更までできますよというアドバイスをくれた方がいたんですよね。
なるほどなやっぱり1個ワークスペーススタジオだけだとできないこともあって。
じゃあその足りない部分についてはガスで対応するまあガスっていうのはあのジャバスクリプトっていうプログラミング言語の派生でそのスプレッドシートとかを自動で動かせるいわゆるマクロとかねVBAに似たような作りができるというものなんですけどもこれによってですねある程度ファイル名を変更するとかいうのはできるんですよというアドバイスを私もですね参考にしまして今日ちょっとやってみました。
チャットGPTと相談をしながらですねガスのコードを作ってですね定期実行15分に1回とか1時間に1回とかそういう定期実行を組むことができるんですけど周期的にですねそのスプレッドシートの一覧を見ながらですねそこをたどってファイル名をチェックしてジェミニが提案して保存しておいてくれたファイル名に名前変更するということをやってみました。
その結果できるということが分かってですねこれはまた可能性広がったなというところですよね要はワークスペーススタジオでAIを組み込んだワークフロー自動化ができますとここまではいいんだけどちょっとその周りで細かいところまでは対応できてないよねというのはあるんだけどもじゃあ足りないところはガスで保管すればいいじゃんというやり方が分かってきたんでもうますます可能性広がるなというところですね。
でもちろん今のねレシートで試してみたんですけどもこれも請求書でできるなと思っていて gmail に届いた請求書を自動リネームしてアップロードし直すということはできそうだなという見通しが立ちました。
やっぱりねこのグーグル系のサービス内でこのワークフローが完結するというのが非常に有益だなと思うんですね。
外部ツール（Zapier, Make）との比較とWorkspace Studioの利点
従来こういうワークフロー自動化のサービスであるにはあったんですよ例えばザピアというサービスとかメイクっていうサービスとかいわゆるアプリとアプリの間を自動的に渡してくれるような自動化ワークフローのサービスであるにはあったんですよ。
でやってる人はやってると思いますで私もザピア使ってましただけどあれって月額4000円くらいかかるのかなっていう感じなんですよ安くてもで外部ツールなんで会社とかで使ってると他のツールは入れられないという会社も多いと思うんですよねそういう諸々の事情もあってなかなかそういう自動化が入れられてなかったという人もいると思いますし。
いやガスでやれば全部できるよというところもあるかもしれないけれどもちょっとね技術的ハードルが高くてそこまではできてないという人も多かったんじゃないかなと思いますこれがねグーグルの純正のサービスとしてワークスペーススタジオっていうものが今回広がってきたというのが価値があるなといろんな方の x のリプライでもそうですよねこれグーグル系のサービスを採用している会社であれば全部グーグル系でそのサービス内でまとめられるから。
外部の新しいツールを入れなくてもできるこれが価値だよねというふうに結構意見をいただきましたまさにその通りだなと思いますやっぱり会社としてグーグル系でまとめているという会社さんであれば他のツールは入れられないとか他のツールの契約とかできないよね予算下りないよねというところも多いからワークスペーススタジオっていうものが追加されることによってまあ外部ツールに比べると決め細かさとかできることは少なくなるかもしれないけれども少なくとも gmail とか。
グーグルカレンダーとかグーグル to do リストとかグーグル圏内ですよねあとノートブック lm とかねそういうものでまとめて買い完結できるという仕組みの中心にできるというのは非常に価値があるかなというふうに思いました
Workspace Studioのデメリットと今後の展望
はいということですねワークスペーススタジオが追加されて本当に良かったなというふうに今回はねワクワクしているという私なんですけどもとはいえまあデメリットなんかもあるよなというところはいくつか挙げたいと思います
まずですね一つ目は外部のザピアとかメイクみたいなサービスから比べるとワークフロー自動化のアプリ単体としてみるとできることは少ないかなと思います
接続できるアプリもほとんどまあ全部今のところはグーグル系のサービスだけですしじゃあマイクロソフトのワンドライブに接続したいと言ってもそれはできないということであくまでグーグル系でまとめたいという方とかそれで十分という方ならストライクなんじゃないかなというところですね
ただプランとしてねグーグル ai プロ以上の有料プランに入っている人は普段ジェミニの有料版を使うついでにこのワークフロー自動化も挑戦できるというのはめちゃくちゃメリットがあるかなというふうに思います
で実際にいろいろ触ってみて思ったところなんですけどもちょっとねデバッグが弱いかなっていう感じがしますデバッグって何かというと
テスト実行ねワークフローを組んでみてテスト的に動かしてみた時にエラーっていうかうまく動いてないと言うんですよねでそのなぜ動いてないかというエラーメッセージみたいのが通常は出てそれを手がかりにこれがうまくいってないんだみたいな修正をしていくんですけどもそのエラーメッセージとかがあんまりないんですよねないからデバッグが難しいというところがちょっと不満なところですかねそれからですねコストっていうかどのぐらい
に頻繁にこのトリガーを使えるのかということが不明というところがあるんですよね例えばメールが来たらこのアクションを自動的に実行するみたいなことは組めるには組める
でもメールって1日にものすごくたくさん来るじゃないですか人によっては何十通何百通ってきますよねそうするとその1日100回とか
トリガーが起動するってことになるとそんなに使っても大丈夫なのかむしろ使いすぎると1日の上限を超えて動かなくなるみたいのはあるのかってことですね
現在の公式の情報だとグーグルワークスペースのアカウントのユーザーに向けた何か日時実行条件というのがあって1日にこのぐらい使うとですね
上限に達してしまってフローが止まっちゃうよとかあと月時上限とね月の回数なんかも出ているみたいなんですでそれがですね
2026年7月1日から制限適用開始とされていて
法人アカウントのですねグーグルワークスペースのアカウントだとビジネススターターが月100回ビジネススタンダードとビジネスプラスが月400回
エンタープライズスタンダードエンタープライズプラスが月2000回とかそういうものが書いてあるわけですねなのでその制限が今はないのかもしれないけども
それがね月100回とかだとちょっと足りないよねって感じる人もいるんじゃないかなと思います
個人のグーグルAIプロアカウントとかだとどのぐらいなのかなっていうのがまだちょっとわからない状況なんですね
だからこのワークフローすごく便利なんだけども月時回数上限みたいなのがどのぐらいに最終的にはなるのかというところで見ると足りないと感じる場合もあるし
その場合だとなるべく狭い領域特定のメール相手だけを絞り込んでワークフローが動くようにするとか節約していくということも必要になってくるのかなと思います
そういうところを考えるとねやっぱり専用のMakeとかZapierとかの方が頻繁にこのトリガーを発火しても大丈夫っていうところがあったりするので
そこが専用のサービスといろいろ兼ねているサービスの一部っていうものとの違いなのかなというのを思います
もちろんねメールが来たらこのトリガーが直ちに発生するっていうことなのかっていうのが微妙でZapierとかの例を見るとですね
メールが来てそのメールが条件に合う例えば特定のキーワードを含んでいるメールであるみたいな場合にのみトリガーが発火してですね
でワークフローが自動化されてそれで1回のカウントとかねアクションがカウントされるっていうことなので
1日にメールが200通来たとしても該当するメールが来て実際ワークフローが動いた時のみ1回カウントするとかね
Zapierの場合はアクションするといってステップの数でカウントされて消費するんですけどもそういう感じでですね
その条件にあったときだけカウントされるのかもしれないしワークスペーススタジオがどういうカウントの仕方になっているのかなというのはちょっと気になっているところではあります
ということで今後はですねしばらくは運用してみながら様子を見てですねどのぐらい使えるのかなという様子を見つつという感じになります
とにかく日常と業務効率化のために私自身が使い倒してみてですねまた解説できることがありましたら皆さんに共有していきたいと思います
今回は以上となりますご静聴いただきありがとうございました