マニュアルの意味とは
にゃおのリテラシーを考えるラジオ、読書と編集の千葉直樹です。
このチャンネルでは、読書とIT時代の読み書きソロ版を中心に、様々な話をしています。
今回のタイトルは、「マニュアルの意味を勘違いしていますね?」というものです。
火曜日は、日頃考えていることを話しています。
マクドナルドの日本での第一号店舗は銀座に開店したそうですね。
これは1971年の話ですから、すでに50年以上経過しています。
この時、ビッグマックは200円でした。今は450円です。
僕が住んでいた町にマクドナルドができたのはもう少し後ですが、
その頃持ったイメージは、ラーメンを食べた方がマシだなぁという感じでした。
だいたい同じくらいの値段だったのですが、
ラーメンは食事でも、ハンバーガーはおやつみたいなイメージだったのです。
今はラーメンの方が少し高い感じですかね。
それだけハンバーガーは安くなったということでしょう。
安くなったことに大きく貢献しているのが、徹底的にマニュアルを使ったオペレーションではないでしょうか。
マニュアルを使うオペレーションはビジネスの成功の鍵と考える人がいる一方で、
反対の立場を取る人も結構います。
反対しないまでも、自分の職場には無用と思っている人も多いかもしれません。
そういう人はマニュアルは、画一的な働き方を強いるものというイメージを持っているようです。
それでも仕事の現場には大抵何らかの業務マニュアルがあるものです。
それは職場に新人さんが来た時に必要に迫られて作ることがあるからです。
新人から見ると、まずはマニュアルを見ながら業務を進められるので安心感があるし、
指導する側もマニュアルに沿って教えられるので楽ということがあるわけですね。
ただ、ある程度熟練した人はマニュアルを見ないし、
自分の仕事はマニュアル化なんかできないと思っていることがよくあります。
管理職クラスでもマニュアルに頼っているようじゃダメと考えている人がいます。
なぜなら、業務は変化していくのが当たり前だと感じているからです。
変化するものをいちいちマニュアル化するのは効率が悪いと思うのですね。
でも、それではマニュアルはごく初歩のものに留まってしまいます。
実は、これはマニュアルに対する認識が少し間違っているのです。
マニュアルは標準的な作業を規定し、それに従って作業を行うものですが、
業務を見直すためのベースでもあるからです。
よくあるのは、時間が経つにつれてマニュアルが実態とかけ離れるケースです。
だからマニュアルなんか当てにならないってことになるのですが、
それはマニュアルを見直して開発していくということをやらないからです。
いちいち開発するのはめんどくさいと思ってしまいますが、これは大切なプロセスの一部なのです。
マニュアルを活用したコミュニケーション
マニュアルと業務実態が離れてしまうということは、業務が徐々に変化しているということです。
この変化を適切に捉えて、すべての関係者が把握するのは結構大変です。
あなたの職場でもよくあるでしょう?
聞いてないよってこと。
個別の作業の引き継ぎに関することはある程度仕方がないのですが、
実はそれがプロセスに起因している可能性があるわけです。
そういうプロセスの問題を直感的に考えられる人が経験豊かな管理職になっているわけですが、
問題はそれが管理職の頭の中で起きていて、
その問題意識自体を関係者が把握するのがこれまた難しいということになってしまうのです。
そういうことを考えることができるというのが自分の地位を保つことと考えて、
考えを秘密にしてしまう人もいます。
頭の中で起きることを秘密にするような管理職は本当はダメな管理職なのですね。
じゃあどうするかというと、きちんとマニュアルを作り、
それを必要となることに更新していくということにするのです。
マニュアルは業務を客観的に把握するための便利なツールなのです。
もちろん更新は誰かが勝手にやっていいものではありません。
これは管理職であっても同じことです。
更新を関係者全員が知らなければ意味がありません。
ここにマニュアルを作る意味がもう一つあります。
マニュアルを中心に置くことで、業務に関するコミュニケーションのチャンスが生まれるのです。
マニュアルは業務を客観的に把握するためのツールであること、
そして業務に関するコミュニケーションを活性化するものであること、
今回はこの2つについてお話ししました。
ITリテラシーの広め方
来週はもう少し別の視点から、僕の経験を踏まえた話をしようと思います。
今日はここまで。
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今日もワクワクする日でありますように。
千葉直樹でした。
ではまた。