はい、それでは、実践仕事術、タスク管理ツールトレロの活用方法ということで、こちらの動画を通して解説を進めていきたいと思います。
ではまず、このトレロの使い方、操作の方を見ていきたいと思います。 こちらが実際に
タスク管理をした画面になるんですけど、 このようにルーティン、今日やることといった感じで、あと1ヶ月以上先、
1週間以上先、1ヶ月以上先という感じで、 こういったリストというものを作成していただきます。これはリストですね。
このボードというものに対してリスト、さらにその中にカードと呼ばれるものですね。 ここに
こういった感じでタスクを記入していただきます。 あとは
詳細説明とかチェックリストですね。これはチェックリストを使っています。 ちょっと細かいところで言うと、期限とかそういったものが作られます。
それは後ほどご紹介するとして、 まずはこの操作の方ですね。
こういったタスク管理のリストとカード、 これを一から作成していこうと思います。
ではまずこの新しいボード作成というのがありますので、 こちらをクリックしてください。
次にボードタイトルということで、 自分が分からすいものを入力してください。
例えばタスク管理ドイという感じですね。 あとはプロジェクトを複数、案件を複数抱えている場合は、その案件名でも
ごめんなさい。 次にこの背景の画像ということで、この中から自由に選んでください。
今回はこのブルーにします。 あとは特にチームなし非公開なので
ボード作成をクリックしてください。 こういった感じで直感的に操作ができますので、特に操作で迷うということはないと思います。
次にこのボードのメニューというのは消してしまってください。 実際にこの通りにタスクを管理していきます。
ではまずは時系列でまとめていきたいと思うんですけど、 その前に頭の中にあることを全部記入してください。
ルールなんですけど、この頭の中にあることをすべて、 これ書かない方がいいかなとかどうでもいいかなとか思わずに
とにかく頭の中にあることをタスクを記入していくという感じですね。 あとは一つのタスクに
30分、1時間目安で終わることですね。 というものを記入していきます。
例えば5分程度で終わってしまうものであれば、 このカードの数が多くなってしまうので、例えばこの
こういったものですね。 こういった細かいところまで変えてしまうと結構
このカード自体が半田図になってしまうので、 そういったものはチェックリストを使っていただくという感じですね。
具体的なタスクはチェックリストを使うということで、 やっていきたいと思います。
では実際に
タスクを記入していくんですけど、これは皆さんのタスクは皆さんの方で当てはめて、 自分のことに当てはめて
操作をしていってください。同じように書く必要はないです。 ということでやっていきたいと思います。
まずは連絡関連タスクということで、 僕の方ではこういったタスクがあるってことなんで、それを
記入していきます。 これの詳細ですね、さらに具体的なところを記入していきます。
なんかメモみたいなものがありましたら、 詳細説明に記入するという感じですね。特にないのでこのままでいきます。
ではまずこのチェックリストを使っていきます。 チェックリストの名前ということで、
例えばチャットワークで連絡を返信する場合ですね、 チャットワークと記入します。
さらにその中にこういった質問、 回答するという、だいだいさんの質問を回答するという感じで追加していきます。
あとはこういった感じですね、質問の回答用の動画、 操作動画を撮影するという感じですね。
具体的に自分でわかった方がいいので、 後で見返したときにですね、これなんだっけという感じで、
ちょっと迷わないためにもキーワードだけ載せとくという感じですね。 また他のだいだいさんの質問回答
みたいな感じでどんどんやっていきます。 これはあくまで例なので、
自分のタスクに置き換えて記入をしていってください。 次にもう一つ、Gmailの方ですね。
これを記入していきます。 Gmailの問い合わせ対応。
あとは
ウェブテレビ屋の大会者の確認ということで追加していきます。 あとは登録者の確認ですね。
といった感じでこのチェックリストを使っていただいて、 具体的なものをどんどんチェックリスト化していただくといった感じになります。
次のタスクをどんどん記入していきます。 ちょっと地味なんですけど、
自分ごとに置き換えて、自分のタスクはこうだなという感じで、 真似しながら頭の中にあることを記入していってください。
さらにカードを追加していきます。 次はブログ記事の更新ですね。
これをクリックすると、画面が開きます。 またこのチェックリストを使いますので、これをクリック。
今回はタイトルはこのままで結構ですね。追加をクリック。 まずは記事のネタ出し。
あとはワードプレスにログインですね。 次にタイトル付けということなので、
まずはキーワードの選定ですね。 これは
キーサーチベータというツールを使います。 ということでメモしておきます。
Lがあやふやなので調べます。 これですね。
こういった感じで、ちょっと具体的に ツール名まで記入していきます。
次にタイトル付けですね。
タイトルの文字数チェック。 これはカウントツールを使います。
タイトルが決まったら、 内容の記入をしていきます。
これはアウトラインの作成ですね。 内容の記入。
次に5字雑字のチェックですね。 これで更新をします。
という流れでやっていきます。 次にメルマガの配信ですね。
これもちょっと地味なんですけど、 具体的な手順を記入していきます。
チェックリストの追加ですね。 チェックリストについては
自分だけなくて誰が見ても実際に行動できるような感じで、 かなり具体的に書いておくと
いいと思います。 コツとしてはここですね。 まずはメルマガの
ネタピックアップということで、 Yahoo!ニュースの方から
ネタを持ってくるという感じで記入しておきます。
次にメールチームに編集。 テスト送信。
表示の確認。 5字雑字のチェック。
時間の指定。 時間を指定してセット。
時間は何時という感じで記入をします。 時間は
朝の10時ですね。 っていう感じでこのメルマガの配信の具体的なステップですね。
これを記入していきます。
じゃあ次。 どんどん記入していきます。
次に過去記事のリライトということで 書いていくんですけど、
以前の更新日から時間が経過しているものですね。 最低今2ヶ月とかですね。
2から3ヶ月ですね。 経過しているもの、それを探すといった感じになります。
それをリライトですね。 さらにサーチコンソールですね。
サーチコンソールを確認して
検索上位に来ている記事ですね。 それを探す。
リライトですね。 リライトする前に更新日、これをチェックします。
あとはリライトですね。 あとは
検索2ページ目ですね。2ページ目に来ているもの。 これはもったいないので、もしかしたら1ページ目に
表示される可能性もあるということで、2ページ目に来ている記事。 これを探して、さらに今
経過しているものですね。 それをリライト。
っていう感じで 過去記事のリライトはやっていきます。
次に 鼻歌組のウェブテレビ鼻歌組の開放詞ですね。
これをタスクっていう感じでまとめていきます。 これもチェックリストを使います。
まずは内容の記事です。 ページズというMacの文章作成ソフトですね。これに
内容を反映していきます。 これが実際の開放詞のデータになりますね。
あとは 文章作成ソフトのページズの
ページズのデータをPDFにするって感じですね。 メモ書きとしてこんな感じで
メモ書きを記入していきます。品質は最高でっていう。 このページズを使っていることのない方はわかんないかもしれないですけど
このPDFにする品質でのことですね。それを 説明できるので、それを忘れずにしておくっていう感じです。
あとは
この印刷の見積もり
このページズで作成したPDFですね。これを 出稿という
あとは送信先の配送先のデータですね。 これをまとめて出稿ですね。
こういった手順で開放詞を作成しています。 作成&郵送ですね。しています。
次に
花畑組のオンラインセミナーですね。 これの撮影タスクです。
まずはネタ出し。 これをシートにまとめる。
で、アウトラインの作成。
で、実際に撮影。 撮影後は
宣伝用のダイジェスト版の動画を作成します。
次に実際のページに反映します。 この前にYouTubeのアプリですね。
撮影した動画をYouTubeに、ここですね。 で、そのYouTubeを、YouTubeの動画をこの固定ページに埋め込むという感じですね。
なので
最後に
転向して撮ってしまう場合ですね。 ちょっと配信日からちょっと早めに撮ってしまった場合は、こういった予約投稿をセットします。
そういった手順で撮影を作成をしています。 次に
ここは、もう一つの簡易性のWeb Dojoの方ですね。
これのコンテンツの準備です。 これも同じようにチェックリストを使います。
使用ツールの確認ですね。 コンテンツで使うツールの確認。
あとワークシートの準備。
あとコンテンツで実際に使用するチェックシートですね。 お客様に渡すものです。
何かを作るという感じですね。
チェックシートですね。 これを、もしあったら準備するという感じです。 こういったものは準備するという感じでやっています。
というざっくりとしたものなんですけど、ここは皆さんの タスク量によってどんどん
変動してくるかと思うんですけど、僕の場合 ちょうどこれ切りがいいので、見えなくなりそうなところで切りがいいところで
止めておいたんですけど、こういった感じで頭の中にあることをどんどん
書いていくという感じですね。 実際に
具体的にチェックリスト化していただくにあたって 自分でも分かるようにというのはもちろんなんですけど、他の人から見ても分かるような
感じで、かなり細分化して細かく、 しかも具体的に気にしていただくといった感じですね。
こうすると特に迷わずに タスクをさばいていけるという感じです。
あとは実際にタスクを やっていただいたらチェックするという感じで使っていただくという操作感ですね。
では実際にタスクの 振り分けをやっていこうと思うんですけど、これと
このボードが頭の中にあることしかないので もう一つボードを作成します。
それが今日やること。 消してしまいましょう。
あとは 1週間以上ですね。
1週間以上先でもいいこと。
あと1ヶ月ですね。 1ヶ月以上先でもいいこと。
といった感じで3つ リストを作成していただきます。
これをどんどん振り分けていくという感じですね。 こう見ていって
まず1ヶ月以上先でもいいこと。
このタスクを管理しているのが月の頭だと仮定して、 これは1ヶ月
1週間以上先でもいいので1週間以上先。 これも状況によるんですけど先行して取ってしまったりとかそういった場合は
毎ヶ月以上でも先でもいい。 解放しもそうですね。
そうなってくると、あとは こういった感じで残ってきますね。
この頭の中にあることっていうのは 日常的にやることとして、ルーティンとしていきましょう。
特にそれっきりのタスクだった場合は消してしまってもいいですけど あとはこの
これを何回もやるタスク、定期的にやるタスクであれば このルーティンに戻しておきましょう。
完了した場合ですね。 これはアーカイブできるんですけど
アーカイブというのはちょっと消すことなんですけど、 このアーカイブはせずにもしタスクが完了したら戻しておくっていう感じですね。
それは定期的にやるタスクに限ったことですね。
特にそれっきりだったらこのアーカイブしてしまって 消してしまっても問題ないです。
こういった感じでこのルーティンというものを 頭の中にあることをルーティンにしてください。
あとはこういった業務関連のタスクとか 動き方針とかメルムの配信とか
リライトとかっていうのはリライトにあたるものですね。 ほぼ毎日やるものですのでルーティンにしています。
あとは特にこうやってこのように 1ヶ月以上先でもいいタスクとか
1週間以上先でもいいタスクとか 1ヶ月以上先でもいいことという感じで振り分けてタスクを管理していきます。
今日やることはこういった感じで 振り分けていただいて
完了しましたらルーティンという感じで 戻していただくという感じですね。
これも実際に1週間以上先のことで 完了したら戻していただくという感じで
特にそれが気になる場合はアーカイブするという
そういった感じでこのタスクを 管理していただけると思います。
今日やることですね、それが決まった場合 このように決まった場合
時間の見積もりをしていきます。 まず連絡関連のタスクですね。
時間の見積もりなので だいたい20分ぐらいにしましょう。
ここはおおよその時間割で結構です。
多めに見て30分にしましょう。 この動画とか撮影したりするので
30分とします。 ブログ記事の更新これはだいたい
そうですね。
2時間だと仮定して120分。
メールマガも
2時間だと仮定して
120分。
120分。 カゴ記事の意外とこれも結構時間がありますので
120分 って感じで振り分けます。
ここは多めに見積もっていただいても結構ですし 仮で
って感じですね。 このおよその見積もりでちょっと
今日やること、今日の業務時間との兼ね合いで ちょっと時間がオーバーしそうだなという場合は
外していただくっていう感じですね。
という感じでこの見積もりをとってもらっています。 あとは特に
時間が少し空いてしまうなとかいったらこういった感じで1週間以上先のものを 先行してやるという
といった感じで管理していただくと思います。 あとは特にこの内容で整理した内容で問題なく
タスクが進行できそうであれば実際に実行していただくといった感じで やっていただきたいと思います。
タスクが完了したら このルーティンに戻すって感じですね。
あとこのだいだいさんに質問回答っていう感じで 限定性のあるものだったら
こういったものは消してしまってもいいと思います。 あとはこの項目をどの
その時の 内容に沿って追加していただくっていう感じですね。
チェックして 利用であれば消すっていう感じで。
ただこれはルーティンで日常的にやっていくものですね。 このルーティンのところに入れます。
これも終わったらルーティンに戻す。
って感じで今日やることが 達成できたという感じになります。
あとはですねこのトレロ 活用例ということで
スマートフォンに アプリを入れることができます。
アンドロイド、iPhone、こっちも対応してますので スマホに入れておくとこういったタスク管理
スマホの方で手軽にできますので 確認であったり追加が手軽にできますので
ぜひスマートフォンの方にも入れておいてください。
実際にこのように 今日やることが決まった場合ですね
その場合 実行するルールと言いますか
50分10分仕事実というのがありまして 50分タスクを実行して10分休憩するという仕事実ですね。
これによって集中力が保てやすいという効果があります。 この時間を測る方法なんですけど
ウェブサービスの利用とキッチンタイマーですね。 2種類があります。
基本的にはキッチンタイマーの方をお勧めしているんですけど
ウェブサービスもありますのでそちらも参考がてら
参考までにご紹介したいと思います。
タイマー、ウェブサービスと検索をかけてください。 そうしますとこのように一番上に出てきます。
こういったもんですね。 そうしますとこのような感じで
例えば50分だったら 50分
この10分のところを5回押すという感じですね。 これで50分測ってくれるといった単純な仕組みです。
特に難しくないですね。 直感的にできるので問題ないかと思います。
あとはクリアを押す。 0にしたい場合はクリアを押すだけという感じです。
この50分の間にタスクを実行するという感じです。
さらに50分待っていただくのもちょっと長いので50秒で
これを50分だと見ていただいて実際に実行してみたいと思います。 10秒休むという感じですね。
この間、この50秒の間
50分なんですけど実際は タスクを実行するという感じですね。
では実際にやってみたいと思います。 この50秒の間にタスクを実行するという感じですね。
この辺ちょっとお見せできないので 例えば
このメルマガの ネタのピックアップですね。メルマガ実際に配信するときに
Yahoo!ニュースを開いてみたいと思います。 これはシンプルにYahoo!ニュースを検索していただいて
この中からネタをいくつかピックアップしてみるという作業です。
例えばこういった
もっとミドルを引いていただいて
50秒が過ぎるとこういった感じで時間が
時間ですという感じで 音が鳴って知らせてくれます。
先ほどは50秒でやったんですけどこれを50分でやっていただいてさらにこれで
10秒で休憩をするという感じですね。 実際は10分です。
この間にしっかり休憩何もやらずにロボットするでもいいです。
また時間ですとなったら
50分測ってタスクを実行するという感じですね。 というのを繰り返していきます。
営業時間まで
という感じの仕事です。 これはウェブサービスでやったんですけど実際はキッチンタイマーの方がいいので
そちらはアマゾンですね。 アマゾンとかで売ってますし外産の方でも売っています。
今回はアマゾンで実物を見てみたいと思うんですけど キッチンタイマーと入力すると検索するとこのように出てきます。
これで50分測ってタスクを実行。 さらに10分で
10分測って休憩といった感じでやっていただけると 集中力が保てやすいので
ぜひ こちらも活用してみてください。
こういった感じでタスク管理の方法はこのトレドと キッチンタイマーですねこれを使っていただいて50分10分仕事実術という感じでやっていただいて
日頃のタスク管理とか業務に役立てていただければと思います。
はい では今回のこの動画は以上になります。