ビジネス文書の重要性とテクニック
みなさん、こんばんは。
ウィークデーの黄昏時、バーカフェいってらっしゃいにようこそ。
マスターの一佐です。
ここは仕事のこと、人間関係のこと、子育てのこと、恋愛関係のことなどで疲れた方が
一休みしていくラジオ上のカフェバーです。
このお店を出るときには少しでも元気になってくれたら幸いです。
今日はビジネス関係の文章の作り方というか、文章を作るときに文章もやっぱり小説と同じ
ストーリー性が大事じゃないかというお話をしたいかと思います。
みなさんもお仕事でさまざまな文章、資料だったりですとかチラシの類、
さまざまに文章を作るということがあるのではないかと思います。
私も昼間仕事をしているときはさまざまな文章、資料だったりとか
最近はデジタル化しているので、紙での資料というよりはパソコン上で見ていただく
パワポイントの資料みたいなのもあるんですが、やっぱりワードとか一太郎とか
文章作成ソフトで作る文章の資料というのが結構あるんじゃないかなと。
もちろん僕もあります。
そうしたときに、やっぱり皆様の方でも結構あるのが、
ちゃんと書いてありますよと、なんで読んでくれないんですかですとか、
なかなか読んでもらえない、もしくはちゃんと書いてあるのに結構読んでくれない、
読んでいる人の印象に残らないみたいだということが結構あるんじゃないかと思います。
そういうことはもちろん僕にもありまして、
そうならないために、僕が心がけている注意点をいくつかお話しできればなと思っています。
一つ目が、やっぱり文章は短い方がいいというのは、相手に読んでもらうには当たり前のことなのですが、
一つこれはあります。
やっぱり読む量が多いと、結構それだけでげんなり知ってしまうというのは、結構皆さんの方でもあるのかなというところで、
一つはまず文章は短い方がいいと。
ストーリー性の導入
もう一つは、なるべく過剰書きの方がいいということです。
やっぱり過剰書きにすることで、やっぱり読みやすさですとか、
これならちょっと読んでみれるかなというような読む方の導入のしやすさというのもありますし、
過剰書きの方がいろんな論理展開ですとか、考えていることをわかりやすく相手に伝えるという部分でも、
割と優れているのかなというところがありますので、やっぱり長文よりもなるべく過剰書きの方がいいというのが2点目であります。
あと3点目が、やっぱり伝えたいポイント、自分の方で主張したいポイントというのをアンダーラインですとか赤字で、
要点をちゃんと着色、加線等でポイントとしてわかりやすく伝えるというのがあります。
やっぱりここのところを自分が言いたいんだ、強調したいんだというところを赤字ですとか加線にすることで、
相手にもここがこの人の言いたいところなんだなというのが割と直接的に伝わりますので、
やっぱりそういったものをきっちりと使うというのもあります。
あとはそれが相手の目を引くことになりますので、相手の方も赤字で書いてあるなとか加線で書いてあるなというところで、
相手の注意を引くというところもあるので、そういったところを私も多用するようにはしています。
4つ目、これが割と僕としては重要じゃないかなと思っているのですが、
読ませるテクニックとしてストーリー性を持たせる文章、書類、資料、様々ありますけれども、
その紙での文字の資料にあたかも小説を読むときに、読んでいる人がページをめくりたくなるようなストーリー性を持たせるというのがあります。
一つは、相手にそういったストーリー性を持たせることで、次を読ませたくなる工夫、例えば結論を最初に書いて、
なんだこの結論はと、向こうは思うわけで、その結論を最初に書いて、その後にその結論を考えた理由。
この結論にはこういう理由があってこうなっているんですよと。
読んだ人は、それはこの書いてある理由でわかったけれども、ただそれだけでは信じ難いなというときに、
他ではこういった事例というか、エグザンポーという事例が、こういう事例とか他の例があってしっかりとした根拠ある中身なんですよというところを示してあげて、
読む方も、なるほどと、ちゃんと他にも効果検証されている事例があるんですねというふうにある程度納得したところで、最後に結論をもう一回入れて畳みかけるですとか。
例えばそういうふうな、要は相手の読む人の感情ですとか、読む人がこう思うだろうなというところを想像して、その相手の感情ですとか思考とかをイメージして、
次に読みたくなるような内容を持ってくるというようなストーリー性ですとか、相手の思考を考えた、その思考プロセスを逆手に取るような仕掛けを文章の中に持ってくるというのがあります。
もう一つ、ストーリー性に近いんですけれども、やはり接続詞を工夫するというのもあります。
接続詞を工夫して、なぜならばですとか、しかしということで逆説展開してみたり、さらにということで、さらに論詞を補強してみたりですとか、そういうような接続詞を上手に対応する。
これも文章にストーリー性を持たせて、相手にどんどん読みたくなる文章を作るのが一つのコツかなというふうに思っています。
そういうことを意識すると、割と相手がちゃんと読んでくれる文章、そこにさっき私が実践している、短くですとか、過剰書きにポイントをしっかり赤とか重ねてというようなことを加味して作っていくと、
割とそれなりに結構読んでくれるような文章ができるんじゃないかなと私の方では思っております。
皆さんの方でもお仕事をされている方は、それぞれに文章作りのテクニックとかノウハウというのはあるかと思うんですけれども、
私一生はそういうふうなことを文章を作るときのポイントとして自分の中で意識して作っているというお話でした。
ちょっと参考になったかどうかはまたわからないんですけれども、このうちの一つでもなるほどねと思っていただけたら、
そしてそれが皆さんのお仕事のプラセリでもなればなというふうに思っております。
それでは今日は文章はストーリーと同じ、作るときのひと工夫というようなお話でした。
はい、じゃあ今日のお話はここまでです。それでは皆さん、いってらっしゃい。
